ARQUITECTURA EMPRESARIAL PARA EL CAMBIO EN LA GESTIÓN
COMERCIAL DE LAS AGENCIAS REPRESENTANTES DE LÍNEAS NAVIERAS
ENTERPRISE
ARCHITECTURE FOR THE CHANGE IN COMMERCIAL MANAGEMENT IN AGENCIES REPRESENTING
SHIPPING LINES
Mabel Amago Castellanos I * https://orcid.org/0000-0003-4132-0740
Yadary Cecilia Ortega-González I https://orcid.org/0000-0001-7706-4924
Lizbel María Cobiellas
Herrera II https://orcid.org/0000-0001-5627-245X
I Universidad Tecnológica de La Habana “José Antonio
Echeverría”, La Habana, Cuba
II Pixel Solutions, La
Habana, Cuba
*Autor
para dirigir correspondencia: amagocm@gmail.com
Clasificación
JEL: O3
DOI: https://doi.org/10.5281/zenodo.6303558
Recibido: 06/01/2022
Aceptado: 26/02/2022
Resumen
Las agencias
representantes de líneas navieras son un eslabón de la cadena logística de
importación y exportación de mercancías en Cuba; tienen como principal
actividad la de actuar como agente de buque y representación de las líneas
navieras extranjeras que arriban a puertos cubanos. El presente artículo aborda
un marco teórico-referencial acerca de la conceptualización, pertinencia y
retos de la representación de líneas en Cuba, y presenta el enfoque de
arquitectura empresarial como solución para la gestión del cambio con
tecnologías de la información.
Palabras clave: arquitectura empresarial,
representación de línea, gestión del cambio, agencia naviera
Abstract
The
Shipping Agency is a link in the import – export logistic chain of goods in
Cuba, which main work objective is to act as a ship agent and representative of
the foreign shipping lines that reach Cuban docks. This article reflects a
theoretical framework about conceptualization, relevance and challenges of
shipping lines representation in Cuba. This article addresses a
theoretical-referential framework about the conceptualization, relevance and
challenges of line representation in Cuba, and presents the business
architecture approach as a solution for managing change with information
technologies.
Keywords: enterprise architecture, line representation, change management, shipping agency
Introducción
El transporte
marítimo tiene una gran relevancia para la economía mundial, ya que permite el
movimiento de un lugar a otro, de mercancías disímiles como: combustibles
fósiles, hierro y otros minerales, productos manufacturados, granos, que son
productos vitales para la economía de cualquier país. Actualmente el 80% del
comercio internacional se lleva a cabo mediante la transportación marítima,1
por lo que es importante que los gobiernos inviertan en este sector ya que de
él depende mucho el crecimiento del país y su desarrollo, en general.2
En el sector
comercial marítimo las líneas navieras desempeñan un papel fundamental, ya que
son las empresas propietarias de los barcos que transportan carga de un puerto
a otro a través de las rutas marítimas mundiales. Son las encargadas de
gestionar la logística y transportación de mercancías, ayudando a mejorar el
tiempo, seguridad y costos que implica que éstas lleguen a su destino.3
Son además las que, utilizando buques propios o ajenos, se dedican a la
explotación comercial de éstos4 y hacen llegar la carga a un lugar
determinado.3
En
los últimos años se ha llevado a cabo la ampliación y modernización del puerto
de Mariel con el objeto de convertirlo en la principal terminal marítima del
país. Actualmente es la terminal de contenedores más moderna de la región con
una capacidad de 822 mil TEUs (Unidades equivalentes a contenedores de 20 pies
que son los contenedores de tamaño estándar) y con un potencial futuro para
llegar a 3 millones de TEUs.8 La Zona Especial de Desarrollo Mariel (ZEDM) brinda una plataforma
productiva y logística de primera clase, que facilitará un mayor nivel de
producción nacional, a la vez que reduce costos de importación y facilita la
inversión extranjera. Su desarrollo, da respuesta al lineamiento 64 aprobado
para el período 2021-2026 por el octavo congreso del Partido Comunista de Cuba
y por la Asamblea Nacional del Poder Popular.9
Reportes de la Oficina Nacional de Estadísticas e
Información de la República de Cuba (ONEI) reflejan entre los años 2019 y 2020
un crecimiento del 6.9% al 7,7% en la carga marítima.10 Mantener
este crecimiento y satisfacer las necesidades del país de alcanzar mayores
niveles de productividad y eficiencia en todos los sectores de la economía,
implica un reto para la representación de líneas navieras en Cuba. Por otra
parte, estas deben trabajar en sus reservas de eficiencia y eficacia con el
objetivo de lograr mayores y mejores resultados en su actividad. Tales
exigencias están planteadas en los lineamientos 7, 163 y 166, aprobados para el
periodo 2021-2026.9
La intensa actividad desarrollada en el transporte
marítimo internacional ha conllevado y facilitado un amplio proceso de
concentración en un reducido grupo de compañías navieras, por lo que el transporte
internacional de cargas entre Cuba y el resto del mundo es gestionado,
fundamentalmente, por agencias navieras cubanas que representan a líneas
navieras extranjeras que prestan este servicio.
El artículo tiene como objetivo la conceptualización,
pertinencia y los desafíos a los que se enfrentan las líneas navieras en Cuba,
se muestra la gestión del cambio para aprovechar las capacidades de las
tecnologías de la información y con todo ello se presenta un enfoque de
arquitectura empresarial como solución para la gestión del cambio con
tecnologías de la información.
Materiales y métodos
Conceptualización,
pertinencia y retos de la representación de líneas navieras en Cuba
Las agencias navieras son también conocidas en el mundo como agente
marítimo o agente naviero y son las encargadas de gestionar la entrada, permanencia y
salida de los buques, así como de las gestiones comerciales como
“aprovisionamiento del buque, contratación y cobro de fletes, entre otros.”.
Aunque estas actividades hay ocasiones en que las realiza el propio capitán,
quien es la máxima autoridad de la nave encargado de su gobierno y gestión, en
la práctica es mucho más habitual la presencia de una agencia naviera para este
tipo de actividades.11
Por
otra parte, la línea naviera es el sujeto de la actividad de navegación
encargada del transporte o servicio de transporte por mar, ya sea de mercancías
o pasajeros, o cualquier exigencia solicitada de tal servicio. Es una empresa
que opera naves que pueden o no ser de su propiedad y que organiza todos los
movimientos de un puerto a otro, así como los tráficos de navegación en los
puertos marítimos.
La Tabla
1
muestra los 10 primeros puestos en el ranking de las mayores navieras de
transporte de contenedores a nivel mundial, las cuales suman entre ellas el
84.5% del mercado de transportación marítima de contenedores, según Alphaliner,
consultora especializada en el sector marítimo portuario.
Tabla 1.
Principales
líneas navieras del mundo
|
Posición |
Compañía naviera |
% de Mercado |
|
1 |
Maersk |
17.0% |
|
2 |
MSC |
16.0% |
|
3 |
COSCO Group |
12.5% |
|
4 |
CMA CGM Group |
12.3% |
|
5 |
Hapag-Lloyd |
7.3% |
|
6 |
ONE |
6.7% |
|
7 |
Evergreen Line |
5.4% |
|
8 |
HMM Co Ltd |
3.0% |
|
9 |
Yang Ming Marine |
2.6% |
|
10 |
Zim |
1.7% |
Fuente: elaboración propia (Alphaliner)
Entre
las agencias navieras cubanas que representan a Líneas Navieras extranjeras,
para la prestación del servicio de transportación internacional de carga entre
nuestro país y el resto del mundo, se puede mencionar a: la Agencia Marítima
Taína S.A., Mapor S.A., Navemar S.A, Marinter S.A., las cuales representan a 7
de las 10 principales líneas navieras mencionadas en la tabla 1 como son:
Maerks, MSC, Cosco Group, CMA-CGM, Hapag-Lloyd, Evergreen Line y Zim.
De
acuerdo a la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de estas
agencias navieras cubanas, su principal actividad es la de actuar como agente
de buque (también conocido como agente naviero) y representación de navieras
extranjeras que arriben a puertos cubanos, de acuerdo a las normas, regulaciones
y procedimientos que rigen esta actividad a nivel internacional y lo
establecido en la legislación cubana.
El
servicio de Agencia de Buques, según Resolución 73-2005 del MITRANS,12
se define como un servicio comercial especializado, que consiste en representar
y actuar a nombre y por cuenta del propietario, armador u operador del buque en
las gestiones relacionadas con las operaciones que le hayan sido encomendadas;
dentro de sus funciones se encuentran las siguientes:
-
Nombrar agente
consignatario para la atención de buques de la naviera representada.
-
Asesorar y
proteger los intereses de la naviera representada en las actividades propias de
la administración y empleo de sus buques.
-
Supervisar las
operaciones del Buque y la utilización del tiempo empleado en las mismas.
-
Supervisar el
cumplimiento de las entregas de los suministros y servicios solicitados por el
buque, la aplicación de tarifas y los pagos a realizar por cuenta del buque.
-
Realizar
gestiones de promoción, reservación y cierre de cargas para los buques de la
naviera representada y preparar la documentación que para ello sea necesaria.
-
Coordinar las
operaciones del buque, el embarque y desembarque y la recepción y entrega y la
devolución de contenedores.
-
Tramitar,
supervisar y realizar los cobros de los fletes y demás cargos que correspondan
y los pagos de los gastos incurridos por el buque según proceda.
La imposibilidad
real de que las líneas navieras puedan estar presentes en todos los puertos
donde cargan y descargan mercancía sus buques, hace necesario que los agentes
navieros los representen, por lo que esta relación entre el agente naviero y la
línea naviera extranjera está regulada a través de un contrato de
representación, el cual abarca tres funciones básicas del agente13:
·
Comercial: La tarea más importante
es la venta de fletes de carga transportada en contenedores, donde la unidad de
venta es el contenedor; que puede ser, en dependencia de su tamaño, de 20 o 40
pies; dependiendo también del tipo de carga que transporta pueden ser DRY
(carga seca) o REEFER (carga refrigerada). En estos casos el precio del flete
depende del tamaño del contenedor, tipo de carga transportada, origen y
destino. El agente de cada puerto tiene una cantidad de espacio / contenedores
asignados como volumen máximo que debe respetar.
o
Preparación de estadísticas mensuales de carga por tipo de
contenedor y mercancía y flete promedio. Esta información no solo es útil para
el control de su actividad, sino también para mantener actualizada a la línea
naviera que representa.
·
Operativa: Consiste en el control y
seguimiento de los contenedores que arriban y salen del país, así como también
del stock de contenedores llenos y vacíos en las distintas terminales
portuarias donde operan los buques de estas líneas.
o
Recepción por transferencia electrónica de datos de toda la
documentación relacionada con la carga de importación proveniente de cada
puerto según el tráfico que corresponda.
o
Emisión de toda la documentación (conocimientos de embarque,
manifiestos de carga y flete) relacionada con la carga de exportación, y la
transferencia electrónica de datos de los mismos a los puertos de destino de
dichas cargas. A su vez en cumplimiento de disposiciones aduaneras, todos los
datos de la carga de importación y de exportación se procesan y compactan en
formatos exigidos por la Aduana General de la República de Cuba (Aduana) y por
la Empresa Tramitadora de Documentos Electrónicos (TREDIS).
·
Administrativa-Financiera: Incluye
las tareas de: facturación y cobro por cuenta de estas líneas navieras de
fletes de importación y exportación; el pago por cuenta de las mismas de todos
los servicios conexos relacionados con la entrada, estadía y salida de cada
buque en los puertos de la isla; la rendición de los resultados de cada buque
en una cuenta corriente mensual, la transferencia hacia / desde el exterior de
los saldos de dichas cuentas corrientes.
A partir de lo anteriormente planteado se puede concluir que las
agencias navieras, como empresas, son aquellas que tienen como misión la de
representar a las líneas navieras en un puerto determinado, ya que no pueden
estar presentes en cada lugar donde su buque atraque, es por ello que su
función es representar a su cliente en cada puerto donde arribe un buque de su
administración. Las navieras constituyen un sector de servicios esencial en el
mercado de la explotación de recursos y transporte marítimo de mercancías y una
de sus principales funciones es la de llevar a cabo la gestión comercial
orientada a su cliente final.
Por
otra parte, la gestión comercial es una de las tradicionales áreas funcionales
de la gestión, que se encuentra en cualquier organización y que se relacionan
directamente con tareas del ámbito de ventas y marketing. Proporciona las
técnicas y herramientas para la promoción de los productos y servicios, así
como, la gestión de las principales actividades comerciales de la organización
en mercados cada día más saturados y competitivos. Además de ello, debe cumplir
una doble misión en la empresa: asegurar la alineación de la planificación
comercial con la estrategia corporativa, y resolver adecuadamente los aspectos
tácticos y operativos de la actuación comercial diaria.14 En las
agencias navieras la gestión comercial está centrada principalmente en la venta
de servicio y muy relacionada con su mercadeo. Estas actividades son llevadas a
cabo generalmente por gestores comerciales que son los encargados de tratar con
proveedores y clientes.
El rol de mercadeo en las empresas consiste
fundamentalmente en estimular la demanda de los clientes y para ello se
necesita trazar estrategias logísticas que permitan satisfacerlas. Esta es una
capacidad de la compañía que está orientada a dar un servicio más rápido que su
competencia. La gestión de mercadeo juega un papel fundamental en las
organizaciones al mejorar las relaciones institucionales entre éstas y sus
clientes, logrando así la diferenciación con sus competidores, que redunda en
el incremento de sus ventas y en la fidelización de sus clientes,
manteniéndolos a gustos y satisfechos. Un ingrediente esencial en el mercadeo exitoso, es
mantener al cliente satisfecho a largo plazo; es por ello que un plan de mercadeo debe estar impulsado por
el mercado y por el cliente, teniendo en cuenta las necesidades del mismo y las
necesidades propias de la organización, garantizando así la visión empresarial
de ésta y su permanencia dentro del mercado.15 Lo
anteriormente expuesto pone de manifiesto que no gestionar el mercadeo en las
organizaciones no solo limita su capacidad de fidelizar a sus clientes, sino
también su competitividad en el mercado en un mediano o largo plazo.
La
tendencia actual a nivel mundial indica que se intensifica la competencia entre
puertos, líneas navieras, transportistas, prestadores de servicios, o cualquier
otro elemento de la cadena de suministro, debido a la fuerte concentración de
la demanda en pocas y grandes navieras. Esta situación está derivando, cada vez
más, en una competencia entre cadenas logísticas obligando a los puertos a
mejorar tarifas y a aumentar la eficiencia en su operación. Todo esto fuerza a
tener una visión integral de la cadena logística, donde todos los eslabones que
conforman la ruta de suministro deben funcionar de manera eficiente. Por lo
tanto, es preciso ampliar y cambiar los parámetros tradicionales con que se
mide la eficiencia y productividad portuaria. La eficiencia ya no solo puede
tener en cuenta los elementos de manejo físico de las mercancías, sino que
compromete e incentiva la eficiencia con otras partes de la cadena, entre ellas,
las agencias navieras. Todo ello persigue el objetivo de lograr una mejor
cadena de suministro para el movimiento nacional, regional y global de
contenedores.16
En
Cuba se llevó a cabo la ampliación del puerto de Mariel con la intención de
convertirlo en un centro logístico de mercancías regional e internacional,
permitiendo que grandes naves de transporte puedan atracar en sus muelles, ya
que, por su ubicación geográfica, Cuba está ubicada en una ruta de comunicación
estratégica.17 Para lograr este objetivo se necesita que toda la
cadena logística logre eficiencia en sus procesos.
En
el Plan de la Economía cubana para el año 2022 se definen objetivos que
resultan de vital importancia para enfrentar las problemáticas que atraviesa la
economía nacional en el horizonte cercano. Satisfacer las necesidades del país
de alcanzar mayores niveles de productividad y eficiencia en todos los sectores
de la economía, implica un reto para la representación de líneas navieras en
Cuba. Estas deben trabajar en sus reservas de eficiencia y eficacia con el
objetivo de lograr mayores y mejores resultados en su actividad. Estas
exigencias están planteadas en los lineamientos 7, 163 y 166 aprobados para el
periodo 2021-2026 por el octavo congreso del Partido Comunista de Cuba y por la
Asamblea Nacional del Poder Popular.9
Para su inserción eficiente en el
engranaje de la transportación de la mercancía, las agencias navieras deben
garantizar la documentación sin errores y en tiempo a sus clientes y entidades
externas a ella, como la Aduana y la terminal de contenedores. Esta
documentación está relacionada con los manifiestos de carga y descarga de la
mercancía, avisos de llegada de la carga a los clientes, orden de re-entrega de
los contenedores, así como la factura de los cargos asociados al servicio de
transportación. No lograr esta documentación en tiempo no solo implica
ineficiencia en la gestión, sino que repercute directamente en la
insatisfacción de sus clientes. La
satisfacción del cliente en las entregas de sus mercancías “justo a tiempo”, a
menores costos y con la máxima seguridad, es la tendencia mundial que implica
excelencia y calidad.18 Por otra parte, cualquier error en la documentación de los embarques
trae aparejado multas y costos adicionales a la empresa, que disminuyen sus
ganancias.19 Para
el logro de la eficiencia documental en los procesos internos de la empresa, la
agilidad en las actividades y la disminución de errores, la organización se
debe apoyar en las tecnologías de la información, ya que estas, posibilitan
alcanzar mayores niveles de competitividad.20
No
utilizar las tecnologías de la información (TI) compromete las reservas de
eficiencia de las navieras, pues las TI son un factor diferenciador y crítico
para la realización de su actividad, que generan eficiencia en los puertos y en
toda la cadena logística, ya que mejoran la calidad de la información, lo que
se considera un elemento clave en la toma de decisiones. En general, la
adopción de tecnologías y prácticas innovadoras para los procesos de organización
y administración es un fenómeno creciente, por ello toda la cadena de
suministro para la transportación de carga contenerizada demanda en términos de
desempeño y utilidades, el apoyo de un ecosistema de aplicaciones inteligentes
y conectadas, que levanten información para integrar sus diferentes procesos.21
Estos
criterios imponen a las agencias marítimas cubanas la necesidad de seguir
incrementando el uso de las TI, que les garantice no solo la eficiencia en la
realización de su trabajo, sino la gestión de la información que comparten con
las entidades externas como son: las líneas navieras que representan, sus
clientes, así como también con la Aduana y TREDIS para dar cumplimiento a las
disposiciones aduaneras cubanas.13
Aunque
en general en las empresas, todos en mayor o menor grado tienen conciencia de
las capacidades que proveen las TI, su valor es percibido de modos diversos por
desarrolladores y usuarios de estas tecnologías, lo que incide de manera
negativa en la generación de respuestas adaptativas ante las fuerzas de cambio
tecnológicas. Para la adopción de los cambios con TI se hace necesario enrumbar
oportuna y eficazmente las transformaciones a enfrentar, para lo cual se
requiere que el desarrollo del pensamiento estratégico evolucione en
consonancia con el cambio en estas.22 Las agencias navieras
necesitan enfocar sus esfuerzos y recursos en la mejora de sus procesos
logísticos para adaptarse mejor a los cambios internos o externos que se puedan
presentar, y a su vez actualizar de forma continua sus procedimientos y
procesos, ya que en un medio de constante evolución quien no se actualiza y es
capaz de adaptarse al cambio tiende a desparecer sin importar su estado actual.23
Tanto las grandes como las pequeñas empresas con entornos estables o no,
necesitan gestionar para poder responder a nuevos competidores y concientizar
que si no evolucionan desaparecen. El entendimiento, la adaptación y la gestión
del cambio son elementos fundamentales para la supervivencia de empresas,
negocios y trabajadores.24 De ahí, la importancia de gestionar los
cambios en la representación de líneas navieras cuando el generador de los
mismos son las TI.
Gestión del cambio para aprovechar las capacidades de las
tecnologías de la información
El mundo se mantiene cambiando constantemente, lo
cual impone a las organizaciones adaptarse de manera continua a los cambios en
el entorno y verlo como una necesidad a niveles estratégicos y operacionales.25
La gestión del cambio dentro del entorno empresarial, es acompañar y
aprovechar los procesos de transformación para el desarrollo de la organización
y el logro de los objetivos estratégicos.25 Para ello, sus líderes
deben desarrollar una aguda percepción para anticiparse a los cambios y poder
estar siempre a la vanguardia.
La
necesidad de las organizaciones de aumentar la eficiencia para poder sobrevivir
en las difíciles condiciones del mercado, impone un proceso de continua
transformación y la adopción de nuevas TI en busca de ventajas competitivas.24 Implementar nuevas tecnologías tiene
como objetivo principal aumentar la eficiencia y la productividad para apoyar
la misión de la organización. Por otra parte, después de introducir una nueva
tecnología, las organizaciones se enfrentan a numerosos problemas, que
conllevan a la necesidad de realizar un cuidadoso estudio antes de su
implantación, que examine factores como: preparación organizacional, clima
organizacional, la estructura, la percepción de los empleados y la estrategia a
seguir en la implementación de la tecnología. Para llevar a cabo cambios
disparados por estas tecnologías, la organización debe, primeramente, abordar
estratégicamente su despliegue y la manera en que se prepara para ejecutarlas.
Esto se logra a través de la planificación y evaluación de las mismas.26
Los cambios deben ser planeados con cuidado para asegurar la mejora en el
servicio, eficiencia y rentabilidad.27
El cambio
con TI debe ser gestionado y, para ello, se debe instrumentar un plan de cambio
que esté debidamente especificado.24 Este debe incluir las etapas de
diagnóstico, intervención o acción y evaluación, donde esta última etapa
reinicia el ciclo para que el cambio sea un proceso continuo.28
Todo
cambio, a su vez, debe ir de la mano con el aprendizaje, cuando se generan
cambios organizacionales con TI, porque estas imponen a los trabajadores el
reto de aprender una nueva tecnología y nuevas maneras de hacer su trabajo. No
manejar de forma correcta el aspecto humano, la asistencia a las personas en
estos procesos de cambio, su aprendizaje, puede traer como consecuencia que un
sistema técnicamente exitoso tenga problemas de implementación pues las
personas que lo manipulan no saben utilizarlo o no explotan todas sus
potencialidades.28
El
cambio genera incertidumbre, desconcierto, inestabilidad, cuando realmente se
debe interpretar como una oportunidad. En tanto el miedo opera como conservador, como prudencia frente a lo
desconocido, es la confianza la que crea el campo fértil donde se desliza el
riesgo por lo nuevo. Una de las palancas clave de la confianza es,
precisamente, la posesión del conocimiento o las competencias que habiliten a
los integrantes del sistema en los nuevos desafíos que puede implicar el nuevo
escenario. La capacitación y el entrenamiento previo disminuyen sensiblemente
los niveles de ansiedad que se gatillan en los procesos de cambio. Desarrollar capacidades de aprendizaje
en el contexto de grupos de trabajo, y metas reales de negocios, puede conducir
a poderosos procesos que impulsan la transformación.28
Por otra parte, con el fin de generar valor para
la organización, los proyectos TI necesitan estar en consonancia con las
necesidades de la organización. La gestión y mejora de esta conexión es
conocida como la alineación de negocio y TI, como soporte estratégico.22
El Modelo de Alineación Estratégica expuesto por Henderson,29 sugiere
que debe existir un ajuste estratégico entre los dominios internos y externos
tanto del negocio como de las TI y, además, existir una integración funcional
entre el negocio y las TI.
Como consecuencia del desarrollo constante de
las TI se generan grandes volúmenes de información fragmentada, multifacética y
poco estructurada que, unido a insuficiencias metodológicas, tecnológicas y
culturales para el procesamiento de la información, dificultan la actualización
oportuna de las bases del conocimiento acerca de las capacidades de estas
tecnologías en el contexto organizacional. Esto limita la percepción eficaz de
la necesidad del cambio con TI y de la concepción de su integración, por parte
de individuos, grupos y organizaciones que requieren desarrollar una nueva
cultura de cambio con TI.22
Es por ello, que cuando se habla de
cambios en la organización motivados por las TI, es necesario actuar
integralmente sobre todos los componentes que tengan cualquier influencia en
sus procesos, si se quiere que los cambios se realicen de forma consistente.
Estos componentes pueden incluir los que integran las acciones organizacionales
(estrategias, estructura, equipos, servicios, productos y otros), o los que
representan su filosofía (valores, cultura organizacional, motivación). Si el
proceso de cambio no toma en consideración estos componentes de una manera
integral, buscando conseguir sinergias, es factible que la organización no
logre los objetivos propuestos.25
En los puertos y en toda la cadena
logística, en general, la adopción de tecnologías y prácticas innovadoras para
los procesos de organización y administración es un fenómeno creciente. Los
especialistas de las agencias navieras y en particular sus directivos deben
tener la capacidad de entender la importancia de la tecnología en su trabajo
diario y la necesidad de su utilización, no solo como tendencia del mundo
actual sino obligados también por su entorno, pues las navieras no son un ente
aparte en el transporte marítimo sino uno de los elementos de un sistema inter
organizacional mucho mayor y complejo que también presiona o empuja al uso de las tecnologías para poder
lograr la comunicación con el resto de las entidades externas a ella como
son: La Aduana, TREDIS, las terminales portuarias,
los sistemas de las líneas a las cuales representan y sus clientes. Deben tener
también la visión de que el cambio no es solo contar con tecnologías que hagan
más rápidas las tareas, con mayor calidad y optimicen recursos, sino que debe
apuntalar otros elementos importantes para las agencias como son: mayor
fiabilidad, responsabilidad, confianza, entre todos los elementos que conforman
la cadena logística marítima y en especial la confianza de sus clientes lo cual
contribuirá a una mayor satisfacción de éstos.
Lo anteriormente expuesto refleja que
cuando los cambios en la organización
son motivados por las TI y estas son un factor crítico para la ejecución de sus
actividades, como es el caso de la gestión comercial en las agencias navieras,
se requiere que éstas cuenten con capacidades para gestionar el cambio, ya que
es necesario actuar integralmente sobre todos los componentes que tengan
cualquier influencia en sus procesos, por el impacto que tiene el empleo de las
nuevas tecnologías en ellos y en las personas que la utilizan. Es por ello que,
para un cambio exitoso con TI, las agencias deben planificar el cambio
incluyendo en su planificación aspectos importantes como: el diagnóstico de la
agencia, la determinación de brechas con respecto a sus expectativas futuras,
la participación y compromiso de los involucrados, su aprendizaje y la
integración de todos sus componentes. Todos
estos criterios ponen de manifiesto que la no planificación de los cambios a partir de buenas prácticas compromete la eficiencia del
cambio y refuerzan la importancia de elegir una
metodología de gestión de cambio para la introducción exitosa de nuevas TI28
en la representación de líneas navieras.
Resultados
y Discusión
La arquitectura empresarial como
solución para la gestión del cambio con tecnología
“La gestión del cambio, siguiendo el enfoque de
un modelo de arquitectura empresarial (AE), es una capacidad que impacta en la
adopción efectiva en la organización de sistemas empresariales automatizados”.22 La implementación de arquitecturas
empresariales, proporcionan conceptos, modelos e instrumentos que permiten a
las organizaciones afrontar los retos que representa la integración de las
áreas estratégicas y los procesos de negocios con las áreas de TI, generando
mayor valor a la empresa, mejorando su desempeño, su comunicación y su grado de
integración, que dará origen a la creación de ventaja competitiva mediante el
soporte efectivo de las TI para el cumplimiento de las estrategias y objetivos
establecidos por el negocio.30
El concepto de AE surge alrededor de los años 90 y ha ido tomando
mayor protagonismo en las empresas a partir del conocimiento que han ido
alcanzando sus especialistas sobre él y sobre todo con el entendimiento de las
mejoras que se pueden obtener en la organización cuando se gestiona teniendo
una vista más integral de todos los elementos que la conforman como son los
procesos, los datos, los sistemas de información, la tecnología y la
infraestructura tecnológica.31 Aunque es un término relativamente
nuevo, cada vez se hace más conocido a nivel mundial.
La definición de AE es presentada por
Lankhorst et al., como: “un conjunto coherente de principios, métodos y modelos
que se utilizan en el diseño y la realización a nivel empresarial de la
estructura organizacional, los procesos de negocio, los sistemas de información
y la infraestructura de TI”.31 También
se define como “la
estructura de componentes, sus interrelaciones, y los principios y guías que
gobiernan su diseño y evolución a través del tiempo”.32 AE es una
práctica que busca alinear la estrategia de un negocio con su ejecución, lo
cual es un aspecto crítico en las organizaciones modernas que requieren gran
flexibilidad y agilidad para ser competitivas y eficientes en el proceso de
cambio. "La Arquitectura Empresarial señala un
esquema –o un mapa de navegación– que incluye los procesos, componentes y
políticas de una organización, y debe servir de apoyo en la toma de decisiones
estratégicas. En consecuencia, permite a la alta gerencia entender mejor el
papel de la tecnología en su estrategia general, establecer el retorno de la
inversión (ROI, por sus siglas en inglés) en las TI y revalorizar la
importancia estratégica de las áreas de tecnología en la organización".33
El gran volumen de datos que
manejan la mayoría de las empresas y la necesidad de mejora de los complejos
mecanismos para mantenerse en la competencia hace necesario el uso de sistemas
que le garanticen el procesamiento de toda esta información, por lo que las
empresas se han visto empujadas a la implantación de una arquitectura empresarial
que integre las tecnologías de la información utilizadas con sus modelos de
negocio.
En los últimos 20 años, la
práctica de AE se ha popularizado, pero fundamentalmente en las grandes
empresas. Una encuesta llevada a cabo por Obitz y Babu en
el 2009 dio como resultado que el 100% de las empresas internacionales
encuestadas en su estudio anual estaban utilizando AE como una práctica
organizacional. A pesar de ello el escenario en Cuba es diferente, su ejercicio
no es notorio, se están realizando esfuerzos, pero aun así se requiere mayor
preparación de los cuadros de dirección de las empresas del país.22
Esto es algo que debiera cambiar, con el objetivo de dar cumplimiento a las
prioridades que se ha trazado el país para el perfeccionamiento de la informatización
de la sociedad cubana en función de desarrollar y modernizar coherentemente
todas las esferas de la sociedad, así como la integración de la investigación,
desarrollo e innovación con la producción y comercialización de productos y
servicios.34
La Arquitectura Empresarial
se concibe como una mejor práctica capaz de conducir el desarrollo de la
empresa desde la perspectiva de alineación entre la estrategia y objetivos de
TI, con los aspectos de planificación y de operación de negocio, alcanzando a tener
un conocimiento y cubrimiento completo de la empresa respecto al estado actual
(As-Is) y al estado futuro que se planea alcanzar (To-Be). La AE, se centra en
apoyar, entre otros, los siguientes aspectos: (i) acompañar el desarrollo y
ejecución de la estrategia de negocio en su proceso continuo de transformación,
(ii) fortalecer de forma progresiva los procesos y las capacidades de negocio,
(iii) operacionalizar en la práctica los cambios que presenta la empresa, y que
afectan toda la estructura operativa, (iv) apoyar la orientación del norte
tecnológico alineado con las estrategias de negocio y (v) explorar capacidades
de innovación a partir de los recursos y capacidades existentes.31
Poner en práctica el
enfoque de AE en una organización implica hacer un análisis de los cuatro
dominios o capas en las que se soporta esta arquitectura como se muestra en la Figura 1.
Figura 1.
Elementos
que conforman las capas de Arquitectura Empresarial
Fuente: elaboración propia con Llerena Ferrer 35
Una descripción de cada una de las
Arquitecturas se muestra a continuación:
1. Arquitectura
de Negocio: Define la estrategia de negocio, la estructura organizacional y los
procesos clave de la organización.
2. Arquitectura
de Datos: Describe la estructura de los datos físicos y lógicos de la
organización y sus modelos de gestión.
3. Arquitectura
de Aplicaciones: Provee la definición funcional para cada uno de los sistemas
de información requeridos, las interacciones entre estos sistemas y sus
relaciones con los procesos de negocio y modelos de datos de la organización.
4. Arquitectura
Tecnológica: Describe la estructura de hardware, software y redes requerida
para dar soporte a la implantación de las aplicaciones principales y de misión
crítica de la organización.30
Teniendo en cuenta los criterios anteriormente descritos, se puede afirmar
que la AE es una estructura para un marco de trabajo, que ofrece una vista
general de cada uno de los componentes de la organización: su estructura,
visión, estrategias, procesos, datos, sistemas de información, sistemas
operativos, redes, infraestructura. Está concebida para lograr una óptima
integración entre los objetivos del negocio, la información y la
infraestructura tecnológica en una organización. Describe a la empresa como una
estructura coherente e interrelacionada. La documentación del estado actual de
la organización, vista ésta con un enfoque integral, le permite que, ante la
evolución de las TI como respuesta a las necesidades siempre cambiantes de la
organización y/o del entorno, ésta pueda identificar las brechas existentes
entre su estado actual y el estado deseado y, de esta manera, planificar y
ejecutar los cambios de la AE as-is de manera más eficiente.
La
importancia de la AE radica en su utilidad para la organización, la cual se
mantendrá siempre y cuando se actualice cada vez que existan cambios en la
planificación estratégica, cambios en los procesos vitales del negocio o
cambios en los sistemas de información que soportan los procesos vitales.30
A partir de lo anteriormente expuesto
se puede constatar la importancia de gestionar el cambio con un enfoque de AE
cuando los factores de cambio son las TI, ya que la alineación de estrategia,
organización y tecnología pueden llevar a las agencias navieras a obtener
mejoras que repercutan en su eficiencia y competitividad, elementos importantes
que necesitan las agencias representantes de líneas navieras en Cuba, para
aumentar su aporte a la economía del país. Así, integrar capacidades de TI a las
capacidades de gestión les permite a las organizaciones ser más competentes en
la actual sociedad de la información y el conocimiento.36
Conclusiones
Las agencias navieras desempeñan
un papel fundamental en el sector comercial marítimo y son de vital importancia
para el desarrollo del país y para la obtención de ingresos que aporten al crecimiento de la economía cubana.
Cuando el factor de cambio en las organizaciones son
las TI se hace necesario gestionar el cambio por el impacto
que tiene en los procesos y en las personas el empleo de las nuevas tecnologías.
Se ha identificado el enfoque de arquitectura empresarial como un
pilar importante para generar capacidades en la gestión del cambio provocado
por las TI, al permitir alinear las necesidades de la
organización con las posibilidades que éstas brindan.
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Conflicto de intereses
Los autores declaran no tener conflicto de intereses.
Contribución de los autores
·
Mabel Amago Castellanos: Recopilación de información,
redacción del documento.
·
Yadary Cecilia Ortega-González: Orientación del
artículo, aportes bibliográficos, revisión del artículo.
·
Lizbel María Cobiellas Herrera: Orientación
del artículo, aportes bibliográficos.