DIAGNÓSTICO DEL PROCESO DE
IMPORTACIÓN DE LA EMPRESA ACINOX COMERCIAL BASADO EN EL ENFOQUE DE REDISEÑO
ORGANIZACIONAL
DIAGNOSIS OF THE IMPORT PROCESS OF THE COMPANY ACINOX
COMERCIAL BASED ON THE ORGANIZATIONAL REDESIGN APPROACH
Taimi Benítez González I *
https://orcid.org/0000-0002-1061-2671
Arlen Medina Moreno I https://orcid.org/0000-0002-7679-6397
Annette Malleuve Martínez II https://orcid.org/0000-0003-4428-0297
Manuel Quintana Sánchez I https://orcid.org/0000-0001-9041-022X
René Lorenzo Herrera López I https://orcid.org/0000-0002-1731-1724
I Empresa ACINOX Comercial, La Habana, Cuba
✉manuel@steels-net.cu ✉rene@steels-net.cu
II Universidad
Tecnológica de La Habana “José Antonio Echeverría” (CUJAE), La Habana, Cuba ✉amalleuve@ind.cujae.edu.cu
*Autor para dirigir correspondencia: taimi@steels-net.cu,
arlen@steels-net.cu
Clasificación JEL: D21, D23, L23
DOI: https://doi.org/10.5281/zenodo.7813746
Recibido: 20/10/2022
Aceptado: 13/01/2023
Resumen
La
empresa ACINOX Comercial es una empresa estatal cubana que su objeto social es
importar, exportar, comercializar y brindar servicios de transportación de
cargas marítimas y terrestres. El artículo muestra un análisis del proceso de
importaciones, donde se le aplica el procedimiento de rediseño organizacional
para aumentar la efectividad en este proceso clave de la entidad. Se identificó
como situación crítica en la empresa, la insuficiente gestión integrada de los
procesos, lo que debilita las posibilidades de la entidad para aprovechar las
oportunidades que le brinda el entorno. El objetivo del artículo es
diagnosticar el proceso de importación de la empresa ACINOX Comercial basado en
el enfoque de rediseño organizacional. Se proponen líneas de acción para cerrar
las brechas identificadas, como son un cambio de estructura, la actualización
de procedimientos y la compra de un software informático, entre otras.
Palabras clave: importaciones, proceso,
diagnóstico, rediseño organizacional
Abstract
The
ACINOX Commercial company is a Cuban state company whose corporate purpose is
to import, export, market and provide maritime and land cargo transportation
services. The article shows an analysis of the import process, where the
organizational redesign procedure is applied to increase the effectiveness of
this key process of the entity. The insufficient integrated management of the
processes was identified as a critical situation in the company, which weakens
the possibilities of the entity to take advantage of the opportunities offered
by the environment. The objective of the article is to diagnose the import
process of the ACINOX Commercial company based on the organizational redesign
approach. Lines of action are proposed to close the gaps identified, such as a
change in structure, updating procedures and the purchase of computer software,
among others.
Keywords: imports, process, diagnosis, organizational
redesign
Introducción
Hoy en día las
organizaciones se enfrentan a múltiples desafíos y retos dentro de los que se
encuentran: lograr mayor efectividad y generar una mayor rentabilidad.1
Para ello la integración de sus funciones y procesos de negocio les permite ser
eficientes y eficaces, incluso en condiciones de aislamiento, como en la etapa
de la pandemia de la COVID-19.2,3,4 En este sentido se requiere un
enfoque a proceso para contribuir a obtener mayores resultados, contribuyendo a
la minimización de las actividades que no generan valor agregado, a disminuir
la fragmentación de tareas, aumentar la calidad del servicio o producto y
conectar todos los procesos entre sí.5,6,7
La gestión por procesos
es considerada como una de las líneas fundamentales a seguir para gestionar
eficientemente las actividades de valor en la empresa.8 Resulta, por
excelencia, una herramienta reguladora de la actividad empresarial para
planificar y controlar las transformaciones de la organización y la confección
de un plan de acciones que induzcan la mejora en función de la eficacia de los
procesos que la integran.9,10
Una importación,
por su parte, es un proceso sumamente importante, que permite captar los
recursos necesarios de la organización, que no se faciliten en su región.11
Desde 2005 hasta el 2016 en Cuba se trabajó por mantener niveles
adecuados de concentración en las importaciones para obtener mejores términos
de contratación. A partir de esa fecha y con mayor auge en la actualidad, se
trabaja en la contratación bajo la modalidad de contrato de comisión por
consignación, con el objetivo de tener las mercancías en el país en el momento
que se solicite.
La Empresa ACINOX
Comercial es una empresa estatal cubana que su objeto social es importar,
exportar, comercializar y brindar servicios de transportación de cargas
marítimas y terrestres. Forma parte de la Organización Superior de Dirección
Empresarial (OSDE) que constituye el Grupo Empresarial de la Industria Sideromecánica (GESIME) subordinado al Ministerio de la
Industria (MINDUS). Fue constituida por la Resolución No. 166 del 2007, creada
con los bienes y recursos asignados por el Ministerio de la Industria Sidero-Mecánica (SIME) en aquel entonces, y con los demás
activos fijos circulantes diferidos y otros que integran su patrimonio.
En ACINOX
Comercial existen dos procesos estratégicos: gestión de la dirección y el de desarrollo.
También hay identificados tres procesos claves: el servicio de importación, el servicio
de exportación y el de operaciones. Por último, existen cuatro procesos de apoyo:
el de gestión contable-financiera, el de mantenimiento, energía y transporte,
el de informática y el de gestión del capital humano. El proceso de importación
se vincula con el resto de los procesos claves de la empresa como son el de exportación
y el de operaciones, con otros procesos de apoyo como el de gestión contable
financiera y con otras direcciones o departamentos, en específico con el área
de inteligencia comercial y el departamento jurídico. La integración de este
proceso clave de la entidad, con el resto de los procesos, logrará la
alineación de todos en función de la estrategia, misión y objetivos de la
empresa, para contribuir a tener un sistema interrelacionado destinado a
incrementar la satisfacción del cliente, la aportación de valor y la capacidad
de respuesta.
La situación
problemática a resolver está referida a la necesidad de aplicar una herramienta
de rediseño organizacional con enfoques estratégico y de procesos a las
importaciones en la empresa ACINOX Comercial, para elevar la eficiencia en el
cumplimiento de los objetivos estratégicos de la organización. Por lo que se
propone como problema a investigar: ¿cómo realizar el rediseño organizacional
del proceso de importaciones de la Empresa ACINOX Comercial orientado a un
mayor desempeño? En esta investigación se propone como objetivo general: diagnosticar el proceso de importación de la empresa ACINOX Comercial
basado en el enfoque de rediseño organizacional.
Materiales y Métodos
En la
investigación se empleó el método teórico de análisis y síntesis. Como métodos
empíricos se usó la entrevista, la encuesta, el criterio de los especialistas,
así como el método con enfoque de sistema. Como material de estudio se tomaron
las cuatro áreas principales de la Dirección de Importaciones de ACINOX
Comercial: Metales, Materias Primas, Mantenimiento e Inversiones, y los otros
dos departamentos que la conforman.
Para la aplicación
de la herramienta se utilizó el procedimiento general de rediseño
organizacional para mejorar el enfoque a proceso,1 desarrollando
todas sus fases. Los métodos utilizados fueron análisis documental referido a
estudios y conceptos sobre el rediseño organizacional y las importaciones,
entrevistas a expertos en el tema, con años de experiencia en la profesión y la
técnica de la tormenta de ideas.
El desempeño
exitoso de la organización depende de cómo los procesos estén alineados con la
estrategia, la misión, la visión y los objetivos.11,12 Se utiliza el
enfoque de rediseño organizacional por las múltiples ventajas que aporta,13
como son: toma de decisiones más eficiente, que todos los establecimientos de
la empresa funcionen de forma similar y se rijan por los mismos procedimientos,
la ayuda en la delimitación de las tareas de los empleados y a las personas
responsables de supervisar su correcta implementación, proporcionar a los
colaboradores la orientación que necesitan para rendir al máximo cada día y
eliminar la duplicación del trabajo.
Existen otros
elementos positivos por los cuales se decide utilizar el enfoque a procesos
como forma de rediseño organizacional, esto se demuestra detalladamente en la Tabla 1.
Tabla 1. Ventajas y desventajas del enfoque a proceso
|
ENFOQUE DE PROCESO |
|
|
VENTAJAS |
DESVENTAJAS |
|
Adecuado tanto para la gestión operativa como estratégica. |
Es más complejo. |
|
Promueve la gestión de las interrelaciones y las enmarca en el tiempo
para acortar los plazos de entrega. |
No garantiza la integración por especialidad. |
|
Muestra los vínculos causa – efecto entre actividades y las coloca en
relación con los objetivos globales y con las necesidades de la sociedad y
clientes. Identifica las necesidades del cliente externo y orienta a la
empresa hacia su satisfacción. |
Se hace menos explícita la autoridad. |
|
Se preocupa tanto por los costos como por el valor. Identifica los
procesos relacionados con los Factores Clave de Éxito que proporcionan
competencias distintivas, poniéndolos en relación con el valor agregado
percibido por los clientes. |
|
Fuente:13
Tanto las grandes
como las pequeñas empresas con entornos estables o no, necesitan gestionar sus
procesos para poder responder a nuevos competidores y concientizar que si no
evolucionan desaparecen.14
Para comenzar
aplicar el procedimiento de rediseño organizacional basado en el proceso de
importaciones de la empresa ACINOX Comercial se debe conocer cuáles son las
fases con que cuenta la herramienta. En la Figura 1 se muestra las fases del Procedimiento de rediseño
organizacional para mejorar el enfoque a procesos.1
Figura 1. Procedimiento de rediseño organizacional basado en proceso
Fuente:1
Resultados
La aplicación del
procedimiento del rediseño organizacional basado en procesos requirió de la
ejecución de varias actividades que se describen para la empresa ACINOX
Comercial.
Fase I.
Identificación de un asunto crítico de la Organización. - (Importaciones)
Caracterización general de la entidad caso de estudio
El proceso de
importación en la empresa ACINOX Comercial comienza cuando una empresa
nacional, o una Forma de gestión no Estatal (FGNE), se acercan a la Unidad
Estatal de Base (UEB) de Importaciones u otra UEB Territorial de la empresa,
con el objetivo de importador un producto. Esto se realiza mediante un modelo
de solicitud de importaciones, el mismo deben entregarlo en copia dura, firmado
y acuñado por el director de la entidad solicitante.
Al ser el proceso
de forma manual, a la hora de introducir los datos en el registro de
solicitudes. Toda la información de la solicitud, más todo el proceso de
importación, se registra en una tabla Excel asociada a tablas dinámicas, por el
área de Control de importaciones. La misma contiene todas las operaciones de
importaciones que se están trabajando en el año actual y años anteriores.
Actualmente cuenta con 1.345 filas y 108 columnas, a esta tributan información
16 especialista entre COMEX y Especialistas Principales (EP) y cuatro
departamentos de la empresa (Inteligencia comercial, finanzas, comercial y
logística). Toda la información que se encuentra en esa base de datos, es
centrada por una especialista comercial, que recibe algunas de estas por correo
y otras la obtiene por la red interna de la empresa.
Identificar las causas que influyen en el bajo desempeño de la organización
- Importaciones
·
Ausencia de un software informático: Una de las causas
que influyen en el bajo desempeño del proceso de importaciones, es que la base
de datos que gestiona toda la información estadística del proceso no se
encuentra automatizada. Esto imposibilita que la misma esté 100 % actualizada y
no existe margen de error en la información.
·
Falla en el flujo de información en el sistema: Existen 4
áreas que interactúan en el proceso de importaciones y se encuentran en otras
direcciones funcionales de la empresa, por lo que las informaciones no fluyen
de manera rápida, ya que cada dirección tiene funciones específicas y la
importación es solo una de muchas, por lo que no se le presta la debida
atención.
·
Contratos cerrados sin respaldo de financiamiento: Muchas
de las solicitudes que se convierten en contratos de importación no son
financiados por los clientes que las solicitan, lo que provoca un gasto de
tiempo, material de oficina, salario a los trabajadores de importaciones,
pérdida de credibilidad ante los proveedores. Hoy no hay ninguna forma
implementada para resarcir estos gastos.
·
Falla en la ejecución del procedimiento de importaciones:
Al ser las solicitudes recibidas en la dirección de importaciones que se
encuentra en la casa matriz y no en la UEB como está establecido por
procedimiento, las mismas no participan ni siguen el proceso de importación de
sus clientes, porque son ellas las que firman contrato y facturan la mercancía
al final del proceso. Esto trae como consecuencia que existan importaciones que
no se contemplen en los planes de ventas, además que arriben mercancías al país
sin estar el contrato nacional debidamente firmado, entre otras.
Es por eso que es
tan importante el rediseño organizacional. Para que las principales áreas de la
empresa funcionen de forma similar y se rijan por los mismos procedimientos.
Identificar las actividades del negocio o de la organización y confeccionar
mapa de procesos
El mapa de
procesos en una organización, es una herramienta compuesta por elementos de la
cadena de valor de la empresa y por las medidas de control necesarias para
garantizar la eficiencia de sus procesos.15
La Dirección de
Importaciones consta con dos procesos estratégicos, el proceso de la dirección
de importaciones y el proceso de Control de Importaciones, este último es un
departamento encargado de gestionar que se cumpla todo lo que está establecido
en el procedimiento de importaciones, registra los datos estadísticos de las
mismas, revisa y archiva los expedientes de importación, gestiona las no
conformidades, emite informaciones a los órganos superiores, entre otras
funciones. Los procesos identificados como claves son cuatro, estas son las
áreas encargadas de realizar las importaciones. Metales: encargada de importar
todos los metales que se solicitan por los diferentes clientes, Materias primas
encargada de importar todas las materias primas para la fundición de acero de
las plantas Antillana de Acero y ACINOX Tunas, así como otras del grupo GESIME,
el área de Mantenimiento es la encargada de importar todos los equipamientos,
piezas de repuesto y contratar servicios de mantenimiento a las dos principales
plantas de acero del país, así como otras que soliciten el servicio y el área
de Inversiones es la encargada de llevar a cabo todas las inversiones que se
realizan en las plantas del acero y las fábricas del grupo GESIME. Como proceso
de apoyo se identificó uno: el que realiza el departamento de economía
encargado de toda la gestión económica de la dirección de importaciones,
revisión de fichas de costos, seguimiento de cuentas por cobrar y pagar, entre
otros. Esto se muestra en la Figura 2.
Figura 2. Mapa
de Proceso de la Dirección de Importaciones
Fuente: elaboración propia
FASE II. Conformar un equipo para perfeccionar el proceso, así como su
entrenamiento
Selección de propuesta. Entrevista y selección
Para perfeccionar
el proceso de importación se decide conformar un equipo de especialistas con
amplia experiencia en las importaciones y en dirección empresarial, teniendo en
cuenta el parecer del consejo de dirección de la empresa, conformados por los
directivos y especialistas que ocupan los cargos siguientes: Director general de ACINOX Comercial, Director
Importaciones, Asesor Jurídico B, especialistas principales COMEX Metales, COMEX
Materias Primas, COMEX Mantenimiento, COMEX Inversión, Control de Importaciones,
el especialista B en Gestión Económica y el especialista en Fomento, Promoción y
Marketing.
Para comenzar con
el perfeccionamiento del proceso los miembros deben pasar un entrenamiento
previo con las actividades siguientes:
1. Estudio del procedimiento
de importaciones, así como los demás procesos que intervienen de forma directa
e indirecta en el mismo.
2. Curso presencial en el
MINCEX de módulo de Importaciones del Diplomado COMEX.
3. Encuentro presencial para
recibir el curso de Dirección Organizacional por los profesores de la CUJAE.
FASE III. Desarrollar mapa de lo que “es”
Identificación de relaciones con deficiencia. Confeccionar el mapa
1. Relación entre los clientes
que solicitan la importación y la Dirección de Importaciones.
2. Áreas de otras direcciones
(Logística, Inteligencia Comercial, Finanzas) no dictaminan las operaciones ni
le dan el seguimiento adecuado.
3. Demora en la confección y
revisión de la Ficha de costo, con interacción de varias áreas de la empresa.
4. Contratos de importación
cerrados sin financiamiento.
5. Ausencia de un software
informático que gestione todo el proceso de importaciones.
6. El que comienza el proceso
no es el que lo termina. Inicio del proceso de importación por el cliente con
la Dirección de Importaciones y lo concluye la UEB territorial con el cliente
final. Esto trae consigo pérdida de la trazabilidad de la misma.
En la Figura 3 se muestran las diferentes actividades que se realizan
en la dirección de importaciones.
Figura 3. Mapa
Interfuncional de la Dirección de Importaciones
Fuente: elaboración propia
FASE IV. Encontrar y analizar desconexiones
Valoración de las desconexiones
Las desconexiones
detectadas en el proceso de importaciones de la Empresa ACINOX Comercial han
sido las siguientes:
1. El cliente final el cual es
el que solicita la importación no lo hace directamente con la UEB con que firma
el contrato y le factura la mercancía.
2. Las áreas especializadas en
la importación (Metales, Materias Primas, Mantenimiento e Inversión) no
mantienen comunicación directa con la UEB territorial en todo el proceso, hasta
que arriba la mercancía a puerto/aeropuerto cubano si es necesario.
3. Las áreas que no pertenecen
a la dirección de Importaciones no dictaminan en algunos casos las operaciones
antes de que se presenten a comité ni le dan el seguimiento adecuado.
4. En la confección y revisión
de la Ficha de costo intervienen varios actores que no son de la dirección de
Importaciones, demorando el proceso.
5. Después que la mercancía
arriba al país, no existe forma de darle seguimiento a la mercancía hasta que
es entregada al cliente final, por parte del área de control de importaciones.
Esta actividad es monitoreada por Comercial la cual no retroalimenta a la
Dirección (Importaciones) que fue quien inició la importación.
Analizar las desconexiones
Se aplicará el
diagrama Causa -Efecto como una técnica de apoyo para la detección de
inconformidades o desconexiones, el que se muestra en la Figura 4.
Figura 4. Diagrama Causa-Efecto de la Dirección de Importaciones
Fuente: elaboración propia
Evaluación de la matriz de relaciones mediante el cálculo del Nivel de
Integración del Sistema de Dirección de la Empresa (NISDE) externo e interno.
En la empresa ACINOX
Comercial se gestionan los procesos según se muestra en la Figura 5.
Figura 5. Mapa
de procesos de la Empresa ACINOX Comercial
Fuente: elaboración empresa
Este mapa muestra
todos los procesos que gestiona la empresa ACINOX comercial: los estratégicos,
los claves y los de apoyo. El servicio de Importación es uno de sus procesos
claves, y el cuál está centrada la presente investigación, por lo que es
importante mostrar el estado de integración que presenta con respecto al resto
de los procesos. Para ello se le va a dar valores a las relaciones externas e
internas mediante matrices de relaciones, según su nivel de integración
actualmente, el cual va a permitir calcular posteriormente el Nivel de
Integración del Sistema de Dirección de la Empresa (NISDE) INTERNO y EXTERNO.
Por otra parte, los
clientes con que cuenta la empresa ACINOX Comercial son diversos:
• Clientes nacionales: Que son todas las
empresas del Grupo GESIME a las cuales se le brinda el servicio de Importación,
exportación, transportación y comercialización. Entre las principales se
encuentran: Antillana de Acero, ACINOX - Las Tunas, Eleka,
Refractarios Habana, Envametal, Derivados del Acero,
Empresa Conformadora 30 de noviembre, empresa industrial del riego,
Acumuladores Manzanillo (CUBAT), Empresa Inoxidables Varona, entre otras.
• Clientes nacionales a los cuales se le
brinda el servicio de importación, transportación y comercialización: que no
pertenecen al grupo GESIME. Los principales son: Empresa Reparación y Calderas
(RC), INPUT, TABACUBA, EMPRESA IMPERMEABILIZANTES, entre otros.
• Clientes nacionales que no pertenecen
al sector estatal a los cuales se le brinda el servicio de importación,
exportación y transportación que son: las Formas de Gestión no Estatal (FGNE).
• Clientes extranjeros: Que son todos los
que reciben las exportaciones de la empresa.
Relación internas y externas de la empresa
Las relaciones
externas (Tabla 2) de la empresa ACINOX Comercial, son las que presentan
los procesos claves con todos los clientes identificados anteriormente. En la
Tabla los clientes se refieren a: A. extranjeros – exportaciones, B. FGNE, C. nacionales que no pertenecen al Grupo
GESIME, B. y D. nacionales del grupo GESIME.
En la celda se representan los niveles de las relaciones de la I (importancia)
y D (desempeño).
Tabla 2. Matriz de Relaciones Externas
|
PROCESOS |
A |
B |
C |
D |
|
P1. Importación de Productos |
|
I=5; D=3 |
I=4; D=2 |
I=5; D=3 |
|
P2. Exportación de Productos |
I-5; D-5 |
|
|
|
|
P3. Comercialización de Productos |
|
I=4; D=2 |
I=4; D=2 |
I=5; D=4 |
Fuente: elaboración propia
Las relaciones
internas (Tabla 3) de la empresa ACINOX Comercial son las que se muestran entre
todos los procesos de la empresa, con los procesos claves (Importaciones,
Exportación y Comercialización).
Tabla 3. Matriz de Relaciones Internas
|
PROCESOS |
P1 |
P2 |
P3 |
|
P1. Importación de Productos |
|
|
I=5; D=4 |
|
P2. Exportación de Productos |
|
|
I=2; D=2 |
|
P3. Comercialización de Productos |
I=4; D=4 |
|
|
|
P5. Mantenimiento y Energía y Transporte |
I=4; D=3 |
I=4; D=3 |
I=4; D=3 |
|
P6. Informática |
I=4; D=3 |
I=4; D=3 |
I=4; D=3 |
|
P7. Gestión del Capital Humano |
I=4; D=3 |
I=4; D=3 |
I=4; D=3 |
|
P8. Gestión Contable Financiera |
I=5; D=3 |
I=5; D=3 |
I=4; D=3 |
Fuente: elaboración propia
Los valores que
adquieren la I y el D que se muestran en las matrices, son resultados de
entrevistas a varios
especialistas que gestionan estos procesos en la Empresa ACINOX Comercial.
Relaciones
Externas Importantes: Es la relación
entre los proceso y los clientes y su evaluación es el máximo, presentan alto
grado de importancia dentro de la matriz (Tabla 2).
•
Relación de Importación de Productos / clientes nacionales:- Grupo GESIME.
•
Relación de Importación de Productos / clientes
nacionales- no pertenecen al sector estatal FGNE.
•
Relación de Exportación de Productos / clientes
extranjeros – exportaciones.
•
Relación de Comercialización de Productos / clientes nacionales:- Grupo GESIME
Relaciones
Externas Críticas: Las relaciones
que ponen en peligro el cumplimiento de la misión de la empresa, dado por su
alta importancia y bajo desempeño (Tabla 2).
·
Relación de Importación de Productos / Clientes
nacionales- no pertenecen al grupo GESIME.
·
Relación de Comercialización de Productos / clientes nacionales-
no pertenecen al sector estatal FGNE.
·
Relación de Comercialización de Productos/ Clientes
nacionales- no pertenecen al grupo GESIME.
Relaciones
Internas Importantes: Es la relación entre todos los procesos de la empresa y
los procesos claves, donde su evaluación es el máximo, presentan alto grado de
importancia dentro de la matriz (Tabla 3).
·
Relación de Importación de Productos / Comercialización
de Productos.
·
Relación de Gestión Contable Financiera / Importación de
Productos.
·
Relación de Gestión Contable Financiera / Exportación de
Productos.
Relaciones
Internas Críticas: Las relaciones que ponen en peligro el cumplimiento de la misión
de la empresa, dado por su alta importancia y bajo desempeño (Tabla 3).
·
Relación de Gestión Contable Financiera / Importación de Productos.
·
Relación de Gestión Contable Financiera / Exportación de
Productos
Cálculo del NISDE
El NISDE mide el
nivel de interconexión entre los procesos clave y las entidades externas (NISDE
externo) (Tabla 2), y entre los procesos clave y los procesos funcionales
de la organización (NISDE interno) (Tabla 3) a través de dos matrices de doble entrada: una de
relaciones externas y otra de relaciones internas. El objetivo del indicador es
medir la importancia y el desempeño de cada relación y detectar las relaciones
críticas que son relevantes para la organización, pero no agregan valor.
Mientras más se acerque a 1, El NISDE indicará que será mayor la integración
del sistema de Dirección de la empresa.16,17 La RC significa relaciones
críticas y la RI, relaciones importantes.
A partir de la
matriz (Tabla 2) se identificaron 3 relaciones externas críticas y 4
relaciones externas importantes.
NISDEEXT= 1-(RC/RI)
NISDEEXT= 1-(3/4)
NISDEEXT= 0.25
A partir de la
matriz (Tabla 3) se identificaron 2 relaciones internas críticas y 3
relaciones internas importantes.
NISDEINT= 1-(RC/RI)
NISDEINT= 1-(2/3)
NISDEINT= 0.34
En todas las
relaciones, tanto internas como externas, que existen entre los procesos de la
empresa ACINOX Comercial se puede evidenciar que el proceso de Importaciones
juega un papel importante, y tiene relación directa con otros procesos
esenciales de la entidad, concluyéndose que la integración entre los procesos
presenta un bajo nivel de integración interna y externa, esto se evidencia
porque el resultado en la integración externa fue de 0.25 y en las relaciones
internas de 0.34, muy alejados ambos de 1 que es el óptimo de integración. Esto
equivale a un bajo nivel de satisfacción de las necesidades del entorno. Al
mostrar los resultados de la aplicación de esta herramienta y la definición de
los procesos críticos, se justifica la necesidad de rediseñar el proceso de
importación y los demás.
Para
realizar el Diseño o rediseño de procesos se deben tener en cuenta varios
aspectos como son:
1. Elaboración o actualización
del mapa de procesos que cubra el desarrollo de los productos/servicios
turísticos y las acciones estratégicas que se desarrollarán.
2. Elaboración o actualización
de las fichas de los procesos debido a la incorporación de nuevas actividades o
cambios en las existentes.
3. Verificación de la
posibilidad de contratar actividades de apoyo a otras instituciones y como afecta
esto al diseño de los procesos.
4. Las fichas de los procesos
deben contener los indicadores (eficacia y eficiencia) y las mejoras
(relacionados con la gestión del proceso).
Existen otras
empresas en el país que se encuentran sin antecedentes ni proyectos que
incluyan un enfoque de arquitectura empresarial o rediseño organizacional. Por
ejemplo, en la empresa Cepil “Juan Antonio Márquez”
de Ciego de Ávila, se evidencia el interés por la informatización de los
procesos, para conseguir mayores niveles de integración.5 Otros
estudios de la necesidad de integración de los procesos de la gestión se han
reportado.18
Otro caso
estudiado fue la empresa Explomat, donde existía
insuficiente gestión integrada de los procesos, debilitando las posibilidades
de la entidad para aprovechar las oportunidades que le brinda el entorno,
poniendo en peligro el cumplimiento de su misión. Donde se obtuvo un
procedimiento de rediseño organizacional para la mejora del enfoque a procesos.
También se puede analizar el caso de la empresa GEYSEL, en el año 2020, donde
no existía un eficiente papel de la dirección estratégica, y se propusieron
mejoras de diseño y rediseño organizacional con enfoque de AE para mejorar la
integración del sistema de dirección estratégica de dicha entidad.17
Igualmente se analizó la situación de la Empresa de Telecomunicaciones
(ETECSA), en el año 2017, analizando las mejoras propuestas, y ejecutándolas;
mostrando un aumento significativo del desempeño de la división a partir de las
tecnologías de la información, una vez fueron implementadas.19
FASE V. Recomendar y evaluar cambio
Propuestas de acciones de cambio
Con el objetivo de
mejorar la organización y en particular el proceso de importaciones se proponen
algunas acciones de cambio, ellas son:
1. Que la dirección funcional
de importaciones tenga implícitas las áreas que de manera directa influyen en
el proceso de Importaciones, es decir a la dirección de importaciones a parte
de las áreas que ya tiene, deben incluirle el área de inteligencia comercial,
el área de logística, una especialista de finanzas y una especialista de
operaciones/comercial, con el objetivo de que en la misma dirección se cierre
el ciclo completo.
2. Las solicitudes de
importaciones deben generarse por parte del cliente final a la UEB territorial
con la cual firman el contrato nacional y le factura la mercancía.
3. Informatizar el proceso
completo de importaciones, donde cada actor gestione su información logrando el
mínimo de errores y el máximo de actualización.
4. Crear los mecanismos de
comunicación adecuados entre las UEB territoriales y la dirección de
Importaciones, el software va hacer de gran utilidad en este aspecto.
5. Que el proceso de
elaboración y revisión de las fichas de costo sea automatizado.
6. No aceptar solicitudes de
importación sin respaldo financiero en ambas monedas.
Analizar soluciones
Se proponen líneas
de acción para cerrar las brechas identificadas en el proceso de importaciones
de la empresa ACINOX Comercial.
1. Cambiar la estructura de la
empresa, convirtiendo a la dirección de Importaciones en una Dirección
funcional, subordinándole a ésta el área de inteligencia comercial, logística,
una especialista de finanzas y una especialista de comercial/operaciones.
2. Actualizar el procedimiento
de Importaciones y el de Operaciones, adecuando el inicio de la solicitud del
cliente en la UEB territorial que le corresponde.
3. Comprar un software
informático que gestione todo el proceso de importaciones.
4. Habilitar en la intranet de
la empresa un espacio para la comunicación entre importaciones y las UEB
territoriales.
5. Automatizar la ficha de
costo.
6. El cliente debe presentar
evidencia de que cuenta con el respaldo financiero de su solicitud de
importación.
FASE VI. Desarrollar mapa de lo que “debe ser”.
Implementar cambios para eliminar las desconexiones.
Se confecciona un
nuevo mapa donde se proyectará el funcionamiento del proceso luego de aplicar
las soluciones propuestas en la Figura 6.
Figura 6. Mapa
Interfuncional de la Dirección de Importaciones
Fuente: elaboración propia
Conclusiones
El diagnóstico del proceso de importación de la empresa ACINOX
Comercial basado en el enfoque de rediseño organizacional, arrojó que
los procesos presentan un bajo nivel de integración tanto en los procesos
internos como en los procesos externos.
La falta de
gestión con enfoque de arquitectura empresarial incide en el desempeño del
proceso de importaciones, limitándolo en el cumplimiento de forma eficiente con
la misión asignada. La arquitectura
empresarial es un concepto muy importante para el desarrollo tecnológico de las
empresas.
La aplicación del
procedimiento de rediseño organizacional basado en proceso en la Empresa ACINOX
Comercial fue de mucha utilidad. La actualización de procedimiento de
importaciones e introducción de softwares informáticos, con cambios en la
estructura y un nuevo mapa de procesos, puede incrementar el desempeño de este
proceso, eliminado las brechas identificadas.
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Conflicto de intereses
Los autores declaran no
presentar conflictos de intereses
·
Taimi Benitez González:
Conceptualización, Curación de datos, Investigación,
Software, Validación, Visualización, Escritura-Borrador original, Redacción:
revisión y edición.
·
Arlen Medina Moreno: Conceptualización, Investigación, Validación.
·
Annette Malleuve Martínez: Conceptualización, Metodología, Administración del
proyecto, Validación, Redacción: revisión y edición.
·
Manuel Quintana
Sánchez: Conceptualización, Análisis formal, Investigación, Visualización.
·
René Lorenzo Herrera
López: Conceptualización, Adquisición de
fondos, Administración del proyecto, Visualización.