HERRAMIENTA DE EXCEL PARA LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DE
DIRECTIVOS CON ENFOQUE DE COMPETENCIAS LABORALES
EXCEL TOOL FOR
THE EVALUATION OF THE PERFORMANCE OF MANAGERS WITH A FOCUS ON WORK SKILLS
Yuri Fernández Capote I
Vivian Espinosa Rodríguez II
Sandra Pérez Cedeño II
I Universidad de Ciego de Ávila Máximo Gómez Báez (UNICA), Ciego
de Ávila, Cuba.
II Fábrica Cepillos en la Empresa (CEPIL) Juan Antonio
Márquez, Ciego de Ávila, Cuba,
✉ vivian@cepil.co.cu sandra@cepil.co.cu
*Autor
para dirigir correspondencia: yurif@unica.cu
Clasificación
JEL: J24, M12, M54
DOI: https://doi.org/10.5281/zenodo.11090102
Recibido: 17/02/2024
Aceptado: 15/04/2024
Resumen
La
competitividad de la empresa estatal cubana está mediada, entre muchos otros
factores, por la capacidad de dirección y gestión que desarrollan sus
directivos. La evaluación del desempeño con enfoque de competencias para
entornos 4.0, constituye un desafío de alineación estratégica en el contexto de
perfeccionamiento para la actualización del modelo económico y social cubano.
Es objetivo del artículo es diseñar una herramienta basada en las funciones de
Microsoft Excel y el enfoque de competencias laborales, para la evaluación del
desempeño de los directivos. Se apoya en la revisión bibliográfica, el análisis
de documentos oficiales y la entrevista individual focalizada. Como resultado
entrega una herramienta de Microsoft Excel para la aplicación de la evaluación
del desempeño con enfoque de competencias en los directivos, aplicable al resto
de cargos y ocupaciones de la empresa.
Palabras claves: Competencias genéricas, directivos, herramienta, medición, índice de
competencia.
Abstract
The competitiveness of the Cuban state company is mediated, among many other factors, by the leadership and management capacity developed by its managers. The evaluation of performance with a competency approach for 4.0 environments constitutes a challenge of strategic alignment in the context of improvement for updating the Cuban economic and social model. The objective of this work is to design a tool based on the functions of Microsoft Excel and the work competencies approach, for the evaluation of the performance of managers. It is supported by bibliographic review, analysis of official documents and focused individual interviews. As a result, it provides a Microsoft Excel tool for the application of performance evaluation with a competency focus on managers, applicable to the rest of the company's positions and occupations.
Keywords: Generic competencies, managers, tool, measurement, competency
index.
Introducción
La empresa estatal cubana y en particular la industria
manufacturera,1,2 enfrenta el desafío de trasformación digital. La
necesidad de informatizar datos complejos para la toma de decisiones
estratégicas, compite con la actual infraestructura tecnológica, la limitada
integración de los sistemas de información, el déficit de competencias para la
gobernanza de datos y la ausencia de sistemas de información de intangibles
organizacionales.3-11
El predominio de arquitecturas de información
centralizadas12 y de sistemas de información comprometidos con
soluciones específicas del nivel táctico y operativo,4,5,8,13
pobremente orientados al reconocimiento de la dimensión social como intangible
empresarial de valor,5 dificultan la transición hacia las
denominadas industrias 4.0 más inteligentes, digitales y
colaborativas.14,15 Tampoco ofrecen adecuado soporte a la gestión
estratégica con enfoque de arquitectura organizacional.16-18
A pesar de las limitaciones, la informatización se ha
reconocido como pilar de la gestión de gobierno basada en ciencia e innovación
y figura entre los componentes fundamentales de la estrategia nacional de
preparación y superación de directivos y reservas del estado cubano.19,20
Esta lectura reafirma la necesidad de aprovechar al máximo las alternativas que
ofrecen las tecnologías disponibles, para ir desarrollando una actitud y
cultura organizacional21-23 de registro y automatización de datos en
los procesos y actividades fundamentales, como premisa de la transición digital
planteada.
En las últimas décadas se ha insistido en una competencia
y filosofía gerencial24 de nuevo tipo, para el despertar del sector
empresarial como figura protagónica del modelo económico social cubano. El
cambio de mentalidad descrito,25-28 puede y debe ser favorecido por
las prácticas de gestión estratégica del talento humano en la empresa, con
significativo papel para la evaluación del desempeño como proceso clave.29,
30
La evaluación del desempeño directivo con enfoque de
competencias laborales, viene cobrando espacio en el ámbito empresarial cubano.
Aunque persisten procesos evaluativos donde predomina la formalidad, orientados
a indicadores anualmente establecidos por la Dirección de Cuadros del Estado y
el Gobierno (DCEG), la academia muestra resultados de aplicación de una
metodología31-34 para facilitar la migración de este ejercicio
tradicional hacia una práctica evaluativa basada en competencias, estas últimas
alineadas al modelo de gestión vigente en el país.
Avanzar a la familia de competencias directivas 4.0, no
solo es una exigencia de la transformación digital, también del nivel de
competitividad que puede alcanzar la empresa.32,35-40 Los directivos
consiguen mediante el pleno ejercicio de sus capacidades de gestión, moldear
comportamientos y orientar culturas y estructuras organizacionales a intereses
y objetivos estratégicos definidos, lo que deviene en niveles más altos de
alineamiento organizacional.21, 41, 42
Actualmente no se conoce de herramientas informatizadas
que brinden soporte a los procesos evaluativos que utilizan la metodología
propuesta por la Escuela Superior de Cuadros del Estado y el Gobierno (ESCEG)31
y que registren el estado de madurez de las competencias 4.0 en directivos.
En este sentido, el artículo tiene la intención de
mostrar las prestaciones de Microsoft Excel, para registrar y conservar de
manera simple el dato que aportan estos procesos. Define como objetivo, diseñar
una herramienta basada en las funciones de Microsoft Excel y el enfoque de
competencias laborales, para la evaluación del desempeño de los directivos en
la empresa estatal cubana.
Materiales y métodos
La herramienta tiene en cuenta:
-
La metodología de identificación y evaluación de
competencias de la ESCEG.31
-
Lo metódico y metodológico del proceso evaluativo declarado
en el Reglamento del Sistema de Trabajo con los Cuadros del Estado y el
Gobierno y sus reservas.43
-
Las orientaciones metodológicas anuales emitidas por la DCEG
para la evaluación del desempeño de directivos y los indicadores a considerar.
-
La metodología de diseño informático centrado en el cliente.5,
44
Atendiendo a las particularidades de estos procesos
evaluativos, la elaboración de la herramienta considera el siguiente algoritmo
metodológico expuesto en la Figura 1.
Figura
1. Algoritmo seguido para la elaboración de la herramienta.
Fuente:
Elaboración propia
La nivelación es considerada un momento esencial de
sensibilización y preparación de los directivos en función de alcanzar el
estado del arte deseado en materia de gestión y evaluación de competencias 4.0.
Puede materializarse utilizando formas organizativas de preparación y
superación de cuadros reconocidas en la legislación vigente.43
El alineamiento incluye la identificación de competencias
según las particularidades de los cargos de la entidad y el diseño estratégico
asumido. Para su atención se recomienda seguir la metodología propuesta por la
ESCEG y la atención a exigencias:
·
De la transformación digital o entornos 4.0 al desempeño;
·
Del modelo de gestión basado en ciencia e innovación;
·
De la legislación vigente, con énfasis en la relacionada
con el sistema de trabajo con los cuadros y aquellas actualizaciones sobre la
gestión empresarial;
·
De la aplicación de la gestión con énfasis en las
competencias laborales y el enfoque a procesos;
·
De las particularidades de la cultura empresarial.
La actualización es el momento documental donde se
corrigen las insuficiencias de los perfiles de cargo basados en competencias.
En este paso se recomienda atender los requisitos siguientes:
1.
Los modelos utilizados para el diseño de los perfiles
correspondan con las indicaciones del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social
(MTSS) y el tipo de institución al que pertenece la entidad.
2.
Los perfiles deberán tener en cuenta el calificador de
cargo y la escala salarial vigente.
3.
Las misiones de los cargos reconozcan explícitamente la
intención de avanzar hacia una gestión basada en ciencia e innovación.
4.
Las funciones de las unidades organizativas, atribuciones
y obligaciones de los cargos se encuentran debidamente actualizadas según la
legislación vigente.
5.
Los perfiles reconozcan familias de competencias de
contextos 4.0, preferiblemente alineadas a las identificadas por la ESCEG como
prioridades para avanzar en el sistema de gestión basado en ciencia e
innovación.
6.
Exista operacionalización de las competencias, siempre
que sea posible establecer el diccionario de competencias ajustado a las
particularidades culturales de la empresa.
7.
Los requisitos de idoneidad se encuentren actualizados
por la legislación de la actividad de cuadros.
8.
Los perfiles incluyan el diseño del tránsito promocional
para el cargo.
9.
Los conocimientos específicos exigidos al cargo, abarquen
los contenidos de los cuatro componentes reconocidos en la estrategia nacional
de preparación y superación de cuadros.
10.
Se consideren en el perfil los rasgos de personalidad
requeridos para el puesto y los instrumentos mediante los cuales pueden
identificarse.
11.
Los perfiles declaren en la estructura del puesto, las
relaciones de dependencia superior y de subordinación, las relaciones con el
exterior organizacional y la documentación rectora para el ejercicio
profesional.
12.
Las responsabilidades y obligaciones en los perfiles no
aparezcan de forma genérica, sino desglosadas por ámbitos del desempeño del
directivo/líder.
13.
La caracterización del ambiente físico y las condiciones
de trabajo descritas, se corresponda con las existentes en los cargos.
14.
Se incluyan como riesgos físicos comunes el accidente
laboral de trayecto para los que cuentan con medios asignados. Se consideren
los riesgos psicosociales vinculados al ejercicio del cargo.
15.
Se declaren en los perfiles las actitudes y valores que
coincidan con los reconocidos en el diseño estratégico de la empresa, siempre
que este último se encuentre actualizado.
Atendiendo al carácter confidencial de la información
recopilada con la herramienta, su uso es limitado y la custodia se asigna a
especialistas de la actividad y directores generales de las entidades. La
aplicación de la misma, debe responder exclusivamente a procesos de evaluación
del desempeño de los directivos de la entidad en los momentos autorizados para ello.
Teniendo en cuenta las actualizaciones de las
competencias en los perfiles, se pueden realizar los ajustes correspondientes a
la herramienta por el personal que tiene a cargo su custodia en la entidad.
Resultados y discusión
Para mostrar las
prestaciones de la herramienta, se modelan y simulan los datos a través de un ejercicio
académico realizado con directivos que participan voluntariamente en cursos de
capacitación sobre gestión y evaluación por competencias.
La primera versión
de la herramienta incluye seis (6) secciones. Se accede mediante una portada
con índice que facilita sus hipervínculos al resto de las hojas o mediante el
uso tradicional del libro de Excel.
La sección índice
es la portada/presentación de la herramienta ante el usuario (ver Figura 2). No constituye una sección de
trabajo propiamente. Su función principal es orientar al usuario y facilitar el
acceso a las hojas de trabajo y de resultados. Muestra en su primer apartado,
los hipervínculos para acceder a las secciones con sus prestaciones.
Seguidamente a la izquierda, incluye la escala de valores y colores utilizada
para la evaluación e interpretación, que a su derecha se acompañada de una
descripción de los cuatro (4) pasos fundamentales que facilitan su uso. Al
final, una nota que destaca las bondades de los hipervínculos y los datos del
creador, herramienta que es un producto científico técnico del Grupo de
Preparación y Superación de Cuadros (GPSC), de la Universidad de Ciego de Ávila
"Máximo Gómez Báez" (UNICA).
Figura 2. Portada de la herramienta.
Fuente: elaboración propia.
La primera sección
de trabajo de la herramienta contempla la estadística de los directivos
implicados en el proceso de evaluación. Incluye las características socio-
demográficas y el nivel académico/científico. Permite registrar los datos de
los procesos de evaluación del desempeño de los directivos por períodos. Estos
datos se registran de forma manual por la especialista de la actividad de
cuadros de la entidad. La segunda sección de trabajo es la más densa y amplia
de la herramienta. Incluye un total de catorce (14) hipervínculos, trece (13)
corresponden a la hoja de registro de autoevaluaciones y evaluación de
competencias por cargos, siendo el último el relacionado con los resultados
estadísticos globales. Los registros de
autoevaluación y evaluación de competencias se estructuran en forma de tabla,
donde aparecen por columnas el desglose de todos los aspectos a considerar. La primera columna con los indicadores de la
evaluación considerados en la metodología de la DCEG. La segunda, con el
resultado de estos indicadores una vez aplicada la escala de valor y color
automáticamente. La tercera, con las competencias genéricas que se asocian a
los indicadores de la evaluación incluidos en la primera columna. La cuarta,
con el resultado de estas competencias una vez aplicada la escala de valor y
color automáticamente. La quinta, con las dimensiones asociadas a cada
competencia genérica. La sexta, con cinco (5) alternativas de comportamiento
que tipifican a cada dimensión de estas competencias, aplicando escala de valor
(1-5). La séptima, con el resultado de autoevaluación, donde el directivo
evaluado utiliza una lista desplegable para identificar el comportamiento
típico que mejor caracteriza su desempeño en el período. Octava columna, con el
resultado de evaluación, donde el directivo evaluador, -tras análisis con el evaluado-,
utiliza lista desplegable para valorar el comportamiento que mejor caracteriza
el desempeño del evaluado. Por último, la novena columna, con observaciones
para registrar cualquier aspecto relevante a recordar en futuras evaluaciones o
registrar los procesos de reclamación. La
octava columna es la de mayor significación para la herramienta, pues sus datos
se utilizan para todas las prestaciones y análisis. Esta sección resume un
total de siete (7) indicadores de la metodología establecida para la evaluación
de los cuadros. Para ilustrar las prestaciones de la herramienta, en el
presente trabajo se asocian doce (12) competencias genéricas que a su vez
reconocen ochenta (80) dimensiones comportamentales.
Al
aplicar la escala de valor, donde el valor uno (1) corresponde al nivel de
desempeño/competencia inferior, el valor tres (3) el nivel promedio de
desempeño/competencia y el nivel cinco (5) el desempeño laboral superior, se
conforman un total de cuatrocientas variantes/alternativas de comportamiento a
evaluar. Una vez familiarizado con los requisitos es posible realizar la
autoevaluación en aproximadamente 25-30 minutos por la facilidad que brindan
las listas desplegables con la escala. Del mismo modo, la evaluación de cada
candidato por el directivo evaluador. Las columnas y celdas van aplicando
automáticamente la escala de colores de forma degradada, o sea, al valor uno
(1) se le aplica el rojo intenso para representar el estado crítico, al valor
dos (2) el color naranja como intervalo entre el rojo intenso y el amarillo
intenso, siendo este último descriptor del estado promedio. De igual forma una
tonalidad de verde claro para el valor cuatro (4) como intervalo y el color
verde intenso para el valor cinco (5). La media aritmética de las columnas de
indicadores y competencias se calcula de forma automática. Al final de la
tabla, se accede a una media aritmética global de la puntuación, lo que permite
enmarcar el desempeño del evaluado entre las categorías MÍNIMO, PROMEDIO y
MÁXIMO.
A este
resultado, se le aplica la escala de colores de forma automática ilustrando el
estado del desempeño del cuadro. También, se facilita el cálculo automatizado
del índice de competencia actual del cargo,32 asumiendo el máximo
valor de la escala para evaluar la importancia estratégica de las competencias.
El índice de competencia actual se compara con el índice alcanzado en el
período anterior. Este último ingresado de forma manual. De forma automatizada
la herramienta compara y califica el comportamiento del directivo en dos
categorías y colores: 1) EN AVANCE con el color verde intenso y 2) EN RETROCESO
O ESTANCADO en color rojo intenso (Ver Figura
3).
Figura 3. Segunda sección dedicada al registro de datos de autoevaluación y
evaluación.
Fuente: elaboración propia
Esta
sección, cierra con una hoja de resultados estadísticos integrados por cargos y
por competencias, calculados de forma automatizada para constituir la base de
los gráficos e interpretaciones de las páginas de resultados, tal como se
muestra en la Figura 4.
Figura 4. Muestra de último hipervínculo de la segunda sección con resultados
estadísticos generales por cargos y competencias
Fuente: elaboración propia.
A
partir de la tercera sección, el usuario ingresa a las páginas de resultados
con prestaciones automatizadas. Esta sección dedicada a los perfiles por
competencias, muestra el resultado por cargo (Figura 5) y a nivel de organización (Figura 6).
Figura 5. Tercera sección con
perfiles de cargo por competencias automatizados
Fuente: Elaboración propia.
El
perfil de la organización se presenta igualmente en gráficos de Excel,
construidos automáticamente por la herramienta en base a las doce (12)
competencias genéricas y las (80) dimensiones de comportamiento asociadas a
ellas.
Figura 6. Perfil de la organización.
Fuente: elaboración propia.
Este
registro, permite en el tiempo establecer comparaciones de períodos e
identificar tendencias, así como retroalimentar el comportamiento de las
competencias y sus dimensiones, ya sea por cargos o de forma global en toda la
organización
En la
cuarta sección, el usuario accede a las competencias priorizadas por cargos y a
nivel organizacional ante un nuevo período estratégico.
Figura 7. Cuarta sección con las competencias a priorizar por cargos
para el nuevo período.
Fuente: elaboración propia.
La
forma correcta de interpretar el valor del índice es la siguiente: 1-) Los
valores entre el 50% y el 100%, representan las competencias de menor nivel de
madurez con el color rojo intenso, estando más comprometidas cuanto más
próximas estén del valor 100%. Los valores entre 25 y 49,9%, muestran el
segundo nivel o nivel intermedio de prioridad. Su escala de color es amarillo
intenso. 3-.) Los valores entre 0 y 24,9%, representan las competencias más
consolidadas en el desempeño de los cargos, constituyen el último nivel de
prioridad y utilizan el color verde intenso. La quinta sección es similar, pero
con el análisis en base a los indicadores de la metodología de la DCEG,
permitiendo identificar los de mejor y peor evaluación por cargos y durante
todo el proceso evaluativo en la organización.
Figura 8. Quinta sección con las competencias a priorizar en la
organización
Fuente: elaboración propia.
La
sexta y última sección, aporta precisiones de la herramienta y funciona como
ayuda para el usuario. Contempla una explicación detallada de las prestaciones
y fundamentos utilizados en cada sección.
Conclusiones
La
primera versión de herramienta de Excel para la aplicación de la evaluación del
desempeño por competencias en directivos, constituye un mecanismo de
retroalimentación sobre el desempeño y aporta una minería de datos como
registro del estado de madurez de las competencias genéricas de los directivos
en la entidad.
La
herramienta diseñada constituye una innovación de proceso, que integra la
evaluación basada en competencias a la tradicional evaluación por indicadores
de la metodología establecida por la Dirección de Cuadros del Estado y del
Gobierno de Cuba al brindar una panorámica más completa de la relación entre el
comportamiento real y el comportamiento deseado en los directivos y puede
generalizarse a todos los cargos de la entidad que la asimile.
Entre
las prestaciones que ofrece por cargos y a nivel de organización se incluyen:
el diseño y gráfico del perfil basado en competencias, el cálculo del índice de
competencia actual del cargo, el estado del desempeño respecto a un período
base, las competencias a priorizar para un nuevo período estratégico y el
estado de los indicadores de evaluación. También, el registro automatizado de
los datos del proceso anual de autoevaluación y evaluación que realizan los
directivos en la empresa.
La
herramienta facilita el proceso de evaluación y disminuye los tiempos
implicados. Contribuye a orientar las prácticas de evaluación en un sentido
estratégico deseado, con posibilidades de análisis de tendencias de
comportamiento por cargos y a nivel global de la organización, facilitando la
toma de decisiones de evaluados y evaluadores.
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Conflicto
de intereses
Los autores declaran no
presentar conflictos de intereses
·
Yuri Fernández Capote:
Conceptualización, Metodología, Curación de datos, escritura-borrador original, revisión y edición del trabajo
final.
·
Vivian Espinosa Rodríguez:
Curación de
datos, revisión y edición del trabajo final.
·
Sandra Pérez Cedeño: Curación de datos, revisión y edición del trabajo final.