NIVEL DE INTEGRACIÓN DEL
SISTEMA DE DIRECCIÓN EN LA OPERACIÓN PUERTO TRANSPORTE ECONOMÍA INTERNA
LEVEL
OF INTEGRATION OF THE MANAGEMENT SYSTEM IN THE TRANSPORTATION PORT OPERATION
INTERNAL ECONOMY
Sebastiana Del Monserrate Ruiz
Cedeño III https://orcid.org/0000-0002-9887-9222
I Operación Puerto Transporte Economía Interna (OPTEI), Ministerio del Transporte (MITRANS), La
Habana, Cuba
II Universidad Tecnológica de la Habana “José Antonio
Echeverría” (CUJAE), La Habana, Cuba
III Universidad Técnica de Manabí (UTM), Manabí, Ecuador
*Autor para
dirigir correspondencia: esp4.optei@nc.mitrans.gob.cu
Clasificación JEL: M1, D21,
L21
DOI: https://doi.org/10.5281/zenodo.8317344
Recibido: 01/03/2023
Aceptado: 13/07/2023
Resumen
La Integración del Sistema de
Dirección constituye una necesidad para mantener integrado los subsistemas o
procesos con la estrategia, que todos los esfuerzos se concentren y originen
resultados de alto impacto para la sociedad. El objetivo de este estudio es
evaluar la integración del sistema de dirección de la Operación Puerto
Transporte Economía Interna (OPTEI). En la investigación, se emplearon métodos
teóricos, empíricos, y estadísticos. Para el diagnóstico de la organización se
determinó un nivel de integración del sistema de dirección (NISDE) interno y
uno externo. Como resultado del estudio se obtuvo un bajo nivel de integración
en la organización, se evidencia la necesidad de fortalecer las relaciones
entre los procesos clave y funcionales y los procesos clave y las entidades
externas. Se tomará como solución crear un plan de propuestas de mejoras para
aumentar el nivel de integración del sistema de dirección de la OPTEI, para
cumplir con su misión y alcanzar la visión.
Palabras claves: Sistema, dirección, integración,
procesos, integración de la organización
Abstract
The Integration of the Management System
is a necessity to keep the subsystems or processes integrated with the
strategy, so that all efforts are concentrated and originate results of high
impact for society. The objective of this study is to evaluate the
integration of the management system of the Internal Economy Transport Port
Operation (OPTEI). In the investigation, theoretical, empirical, and
statistical methods were used. For the diagnosis of the organization, an internal
and an external level of integration of the management system (NISDE) was determined. As
a result of the study, a low level of integration in the organization was
obtained, the need to strengthen the relationships between the key and
functional processes and the key processes and external entities is evident. The
solution will be to create an improvement proposal plan to increase the level
of integration of OPTEI's management system, to fulfill its mission and achieve
the vision.
Keywords:
System, direction, integration, process, organization integration
Introducción
La integración del sistema de
dirección, constituye un resultado teórico y práctico superior de la
organización: procesos, proveedores, clientes y entidades reguladoras, a través
de sus relaciones como un elemento clave para incrementar su desempeño.1 También
favorece la búsqueda, el acceso, la replicación, la transformación y el
análisis coherente.2 En un entorno globalizado de competitividad
creciente, como en el que enfrentan las organizaciones, requieren una visión
integrada que unifique el conjunto de decisiones que impactan sobre la
organización.3 El crecimiento de nuevas empresas y la dificultad
para atender oportunamente los problemas que enfrentan las organizaciones, se
genera la necesidad de integrar el sistema de dirección con mayores niveles de
efectividad.4
Diferentes autores se han
referido a la necesidad de integrar el sistema de dirección con distintos
enfoques.5 Asimismo, se hace necesario integrar el sistema de
dirección, de modo que los elementos o subsistemas estén todos diseñados para
facilitar las relaciones que le permitan a la organización alcanzar su visión
de futuro en virtud de las estrategias.6 En un escenario
empresarial, donde se incrementa la incertidumbre y las exigencias, se plantea
la necesidad de integrar el sistema de dirección, aumentar y robustecer este
indicador.7 Tal indicador, constituye un novedoso recurso teórico
práctico, y puede ser utilizado por su atributo y adaptabilidad, analizando
relaciones importantes a partir del nivel de desempeño.7,8 Si no
existe integración entre las especialidades que conviven en el entorno no
empresarial por una meta común, dichos niveles de desempeño tienden a decrecer.9
Los sistemas empresariales
actuales tanto nacionales como internacionales, buscan incrementar sus niveles
de eficiencia y eficacia.10 Las entidades necesitan dejar atrás una
dirección enfocada solo en lo operativo y enfocarse en una visión estratégica
que contribuya a resolver el insuficiente desempeño del sistema de dirección,
que obstaculiza la satisfacción de los clientes y el crecimiento de la
orgasnización.11 La dirección estratégica integrada, ha evolucionado
en correspondencia con las necesidades crecientes de los sistemas
empresariales.12,13 Constituye un estadio superior de dirección, la coordinación
del sistema de relaciones externas e internas con una plena participación para
alcanzar la visión de la organización.14
De igual forma, en la era de
la información, se exige que las empresas se organicen atendiendo a nuevos
criterios, como funciones cruzadas, enlaces que integren proveedores y clientes
con la organización y mejora continua de los procesos.15 La
integración del sistema de dirección de la organización es definida como: la
coordinación de todos los procesos a través de las relaciones que agregan valor
o refuerzan el cumplimiento de la misión para satisfacer las necesidades
presentes y futuras de los clientes y la sociedad.6 Dentro de este
concepto, es importante incluir el enfoque de la cadena de valor.16
Con el fin de descubrir
problemas y áreas de oportunidad en las organizaciones, con el objetivo de
corregir lo primero y aprovechar lo segundo, el diagnóstico es el primer paso
esencial para perfeccionar el funcionamiento de la organización.17
El diagnóstico integrado se refiere a la valoración de debilidades y problemas.18
Para realizar una mejor toma de decisiones por la dirección general de la
organización, en el marco de la estrategia trazada y su planeación,
contribuyendo al desarrollo económico del país, el diagnóstico organizacional
aplicado en las áreas claves de la organización, es imprescindible.8
Teniendo en cuenta la
concepción de integración del sistema de dirección, el nivel de integración del
sistema de dirección (NISDE) y los instrumentos de diagnóstico propuesto, se
cuenta con un recurso novedoso, teórico metodológico para el aumento del nivel
de integración externo e interno del sistema de dirección de la organización.19,20
Centrado en los procesos
primarios o principales, en el que la Operación Puerto Transporte Economía
Interna (OPTEI) organiza y controla su cumplimiento para la entrega de
productos o servicios, se investiga las insuficiencias existentes en la
integración con cada uno de estos procesos o actividades para lograr el
cumplimiento de su misión de manera eficiente y efectiva en el proceso de la
toma de decisiones. Al no existir una coordinación en todos los procesos a
través de las relaciones que agregan valor o refuerzan el cumplimiento de la
misión de satisfacer las necesidades presentes y futuras de la sociedad, este
constituye objeto de la investigación que se presenta. El artículo tiene como
objetivo evaluar y analizar la integración del sistema de dirección de la
Operación Puerto Transporte Economía Interna (OPTEI).
Materiales y Métodos
Para cumplir con el objetivo de
la investigación se aplicaron diferentes métodos y herramientas, que le
proporcionan valor a cada uno de los resultados obtenidos. Se emplearon métodos
teóricos, que permitieron revelar las relaciones esenciales del objeto de
investigación, son fundamentales para la comprensión de los hechos y para la
formulación de la hipótesis de investigación. También se emplearon métodos empíricos y otros
que se resumen a continuación:
·
El método de análisis–síntesis tiene gran utilidad para la búsqueda
bibliográfica y la elaboración de los referentes teórico-metodológicos del tema
de investigación, permite el procesamiento de la información empírica, teórica
y metodológica.
·
La inducción–deducción, se establece en función del conocimiento general
de la integración del sistema de dirección al conocimiento particular en su
utilización en la OPTEI.
·
Los métodos empíricos permiten efectuar el análisis preliminar de la
información, así como verificar y comprobar las concepciones teóricas. A su
vez, permiten revelar y explicar las características fundamentales y relaciones
esenciales del fenómeno, objeto de estudio, a partir de toda una serie de
procedimientos prácticos y los medios de investigación.
·
El análisis documental sirve para revelar el nivel de prioridad
institucional, reflejado en los principales documentos normativos de la OPTEI.
·
La encuesta en la actividad de investigación y desarrollo, fue una de
las herramientas esenciales para caracterizar la situación problemática de la
investigación y la observación para conocer la percepción directa de los
directivos sobre el nivel de integración del sistema de dirección (NISDE) en la
OPTEI.
·
La entrevista permitió la recopilación verbal sobre algún tópico de
interés para el entrevistador, se emplea para reconocer el desempeño del NISDE
del sistema de dirección de la OPTEI.
·
La observación es el examen atento de los diferentes aspectos de un
fenómeno a fin de estudiar sus características y comportamiento dentro del
medio en donde se desenvuelve éste. Observar atentamente al fenómeno, hecho o
caso, tomar información y registrarla para su posterior análisis, fuente de
apoyo para el investigador para obtener el mayor número de datos.
·
Los métodos estadísticos como una secuencia de procedimientos para el
manejo de los datos cualitativos y cuantitativos de la investigación, mediante
técnicas de recolección, recuento, presentación, descripción y análisis. Se
utiliza para analizar el comportamiento de las relaciones importantes y
críticas del sistema de dirección de la OPTEI. Se tabulan los datos empíricos
obtenidos y se establecen las generalizaciones apropiadas.
Los principales resultados de
la investigación se obtienen a partir de elaborar un concepto de integración
del sistema de dirección de la organización, teniendo en cuenta que el sistema
de dirección de la organización debe integrar todos los subsistemas como parte
de una estrategia organizacional, los cuales están unidos por un propósito
común: el que indica su misión para satisfacer las necesidades presentes y
futuras de la sociedad. En esta investigación se concibe a la integración del
sistema de dirección de la organización como: la coordinación de todos los
procesos a través de las relaciones que agregan valor (también llamadas
horizontales) o refuerzan el cumplimiento de la misión para satisfacer las
necesidades presentes y futuras de la sociedad y los clientes.
Nivel de
integración del sistema de dirección (NISDE)
Se propone un medidor para
evaluar el nivel de integración del sistema de
dirección de la organización, conocido por sus siglas NISDE: es un
indicador que permite evaluar la integración del sistema a partir de las
relaciones externas (entre los procesos claves con las entidades externas,
proveedores, clientes y entidades reguladoras), así como la relaciones internas
(entre los procesos claves con todos los procesos de la organización), el
medidor se basa en confeccionar el mapa de relaciones externas e internas como
se ilustra en la Figura 1.
Matriz de relaciones
externas
Matriz de relaciones Internas
Figura 1. Concepción de integración del sistema de dirección de la empresa
Fuente: Alfonso, 20077
Donde:
EEi: Entidades externas
Pi: Proceso (i) de la empresa
Se evalúa la importancia de la
relación la cual se puede clasificar de relación importante (RI) si incide de
forma directa en el cumplimiento de la misión de la organización. El desempeño
de la relación en el cumplimiento de la misión, las relaciones importantes de
bajo desempeño en el cumplimiento de la misión de la organización, se clasifica
como relación crítica (RC). Luego se puede calcular el NISDE en función de la
unidad menos la relación entre la cantidad de RC y la cantidad de RI; cuando el
medidor se acerca a 1 tienes altos niveles de integración. El medidor NISDE en
su función matemática es:
NISDE= 1-(RC/RI)
Las entidades externas serían
proveedores y clientes externos, entidades reguladoras (políticas, jurídicas y
sociales) y los procesos serían, actividades claves o funcionales.
Resultados y discusión
Para el diagnóstico del nivel
de integración del sistema de dirección de la organización en la Operación
Puerto Transporte Economía Interna OPTEI se determinó un NISDE (interno) y un NISDE
(externo), a través de dos matrices de doble entrada, una de relaciones
externas y una de relaciones internas. Se determinó si el entorno es favorable
para alcanzar la visión y si está desarrollada la capacidad necesaria para el
cumplimiento de la misión de la organización, a través del análisis de las
matrices visión y misión con respecto a las fortalezas, debilidades, amenazas y
oportunidades. Con los directivos de la OPTEI se identificaron los principales
problemas de la organización.
Análisis Externo
Se determinó cuáles de los
factores externos a la organización podrían tener influencia en términos de
facilitar o restringir el logro de objetivos, es decir, circunstancias o hechos
presentes en el ambiente que a veces representan una buena oportunidad que la
organización podría aprovechar, ya sea para desarrollarse aún más o para
resolver un problema. También puede haber situaciones que más bien representan
amenazas para la organización.
Como esta organización se
relaciona con muchas entidades externas, se llevó a cabo un intercambio de
ideas y opiniones con los directivos de la OPTEI, resultando de ese debate las
fundamentales entidades con las que se relaciona. Dentro de la lista, se seleccionaron
aquellos proveedores y clientes de mayor importancia en función de garantizar
el cumplimiento de la misión de la organización, para poder confeccionar las
matrices de relaciones de estas entidades con los procesos clave.
Entidades
Externas
Clientes:
-
Empresas Mayoristas (E1).
-
Cadenas Hoteleras (E2).
-
Industria Alimenticia (E3).
-
Almacenes Mayoristas del Comercio (Tiendas) (E4).
Agentes Reguladores:
- Autoridades Marítimas de Cuba (AMC) (E5)
- MININT (E6)
- ADUANA (E7)
- Unidad Estatal de Tráfico (UET) (E8)
- Autoridades de Salud (E9)
Proveedores:
- Industria Nacional (E10).
- Empresas Importadoras (E11).
Asimismo, se listaron los
procesos clave de la organización, siendo estos:
-
Operaciones marítimas portuarias (P1).
-
Extracción y devolución de contenedores (P2).
-
Operaciones ferroviarias (P3).
-
Operaciones automotor (P4).
-
Hechos Extraordinarios (P5).
En la Tabla 1 se presenta la matriz de relaciones externas de la OPTEI y
se observan 13 relaciones externas clasificadas de críticas debido que poseen
alta importancia y bajo desempeño. En el marco del debate con el Consejo de
Dirección de la OPTEI, se valoró en cada celda de la matriz su importancia (I)
y desempeño (D) en una escala de 1 a 5 puntos. Se consideró importante una
relación, si influye significativamente en la misión de la organización o en la
satisfacción de las necesidades y el desempeño de la relación expresa el grado
de cumplimiento.
Tabla 1. Matriz de relaciones externas de la OPTEI
Fuente: elaboración propia
Las relaciones que ponen en
peligro el cumplimiento de la misión de la organización, dado por su alta
importancia y bajo desempeño, se denominan relaciones críticas y cuando posee
una alta importancia se denominan relaciones importantes.
RI. Relaciones importantes. Relaciones que tenga una I≥4.
RC. Relaciones críticas. Relaciones que tengan una I≥4 y un D≤3.
Con la información de la Tabla 1 se calcula el NISDE de la forma
siguiente:
NISDE= 1-(RC/RI)
NISDE=1-(13/46)
NISDE=0.71
Con el resultado del NISDE externo
de 0.71 se observan reservas en el nivel de integración con respecto al sector
externo, lo que significa que existen relaciones importantes con un bajo
desempeño que limitan el cumplimiento de la misión de la OPTEI.
Análisis Interno
Teniendo en cuenta los mismos criterios
de importancia y desempeño, se considera de igual forma el análisis de las
relaciones internas, incluyendo las relaciones importantes (RI) y críticas
(RC). En este caso, el análisis es entre los procesos clave y todos los
procesos de la organización.
En la Tabla 2 se presenta la matriz de relaciones internas de la OPTEI,
en ella se observan 12 relaciones críticas.
Tabla 2. Matriz de relaciones internas de la OPTEI
NISDE= 1-(RC/RI)
NISDE=1-(12/19)
NISDE=0.37 (NISDE interno)
Como resultado del diagnóstico
se obtuvo un NISDE (externo)= 0,71 y un NISDE (interno)= 0.37, la baja
integración viene dado por las relaciones internas de la OPTEI, principalmente
por las Operaciones marítimas portuarias (P1), la Extracción y devolución de
contenedores (P2) y las Operaciones automotor (P4).
Después de un análisis
detallado de las relaciones externas e internas con respecto a la OPTEI, se pudo
arribar a la conclusión que existen deficiencias que originan la existencia de
relaciones críticas en los diferentes procesos de la organización, es decir,
actividades que van a tener un bajo desempeño por varios elementos negativos
que afectan el correcto funcionamiento de cada uno de los procesos de la OPTEI.
Como resultado del estudio se
obtuvo un bajo nivel de integración en la organización, se evidencia la
necesidad de fortalecer las relaciones entre los procesos clave y funcionales y
los procesos clave y las entidades externas.
Por otro lado, se formularon
los principales problemas que afectan el correcto funcionamiento de la OPTEI.
Para la formulación de los principales problemas que originan relaciones
críticas en los diferentes procesos de la organización, es decir, actividades
que van a tener un bajo desempeño, se realizó un detallado análisis de las
relaciones externas e internas con respecto a la organización con los
directivos y especialistas de la OPTEI. Se realizó un análisis por procesos del
cumplimiento de las operaciones y se obtuvieron las principales causas
detectadas a criterio del consejo de dirección de la OPTEI para el cumplimiento
de las actividades durante la cadena.
En la Tabla 3, se muestra el resultado del análisis con los directivos de
la OPTEI para identificar las causas fundamentales que inciden en el
insuficiente nivel de integración del sistema de dirección de la OPTEI, a
partir de una escala 1-5, donde: 5 es el más importante, 4 importante, 3
medianamente importante, 2 poco importante y 1 no es importante.
Tabla 3. Principales problemas detectados en la OPTEI
|
Causas |
Problemas |
Importancia |
|
Deficiencias
organizativas |
Bajo nivel de integración de todos los que intervienen en la operación |
5 |
|
Falta de control
y seguimiento de las operaciones por las institucions implicadas en la
operación |
5 |
|
|
Falta de
coordinación e integración de empresas transportistas y entidades con la
organización durante la operación |
5 |
|
|
OPTEI no
cuenta con el equipamiento tecnológico requerido |
Dificil acceso a la información requerida |
2 |
|
Deterioro
progresivo en el estado técnico del transporte especializado con bajo
coeficiente de disponibilidad técnica |
Deficiencias en el proceso de carga y descarga |
3 |
|
Deterioro de
las infraestructuras portuarias, déficits de equipamiento de manipulación de
las cargas y afectaciones en las capacidades de almacenamiento en los puertos |
3 |
|
|
Imposibilidad de empleo de las agrupaciones de transporte al no poder
abastecer la demanda de combustile necesaria debido a las medidas de los EEUU
hacia Cuba y la crrisis económica mundial |
Deficiencias en la transportaciónde las mercancías a sus destinos |
4 |
Fuente: elaboración propia
Conclusiones
Se pudo realizar un análisis
del nivel de integración del sistema de dirección (NISDE) en la OPTEI,
herramienta nunca antes aplicad que arrojó un resultado de interés para los
decisores. El NISDE (externo) de 0,71 y el NISDE (interno) de 0.37 permiten
corroborar que la baja integración viene dada por las relaciones internas de la
OPTEI, principalmente por las Operaciones marítimas portuarias (P1), la
Extracción y devolución de contenedores (P2) y las Operaciones automotor (P4).
Con la investigación
desarrollada se formularon los principales problemas que afectan el correcto
funcionamiento de la organización, obteniendo como principal y más importante
el insuficiente nivel de integración en la organización, determinando las
causas que inciden en el bajo nivel de integración del sistema de dirección de
la OPTEI, todo lo cual le permite al Consejo de dirección desplegar un plan de
acciones con vistas a elevar el nivel de integración del sistema de dirección y
con ello una mayor contribución al cumplimiento de la misión, los objetivos
estratégicos y de los procesos.
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